Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern?

Neulich schrieb mein Kollege Christian seine Gedanken zum Homeoffice nieder und der damit einhergehenden, großen Frage: Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden?

Haben Sie schon einmal vom Pygmalion Effekt gehört? Robert Rosenthal und Lenore F. Jacobson wiesen experimentell nach, dass ein Lehrer, dem suggeriert wird, einige Schüler seien besonders begabt, diese unbewusst so fördert, dass sie am Ende auch faktisch ihre Leistungen steigern. Umgekehrt verhält es sich ebenso und ähnlich mit dem Teufelskreis „mangelndes Vertrauen – Kontrolle – noch weniger Vertrauen“. Woran liegt das? In der Regel haben wir es mit Mitarbeitenden zu tun, die im privaten Leben Großartiges vollbringen: Häuser bauen, in der freiwilligen Feuerwehr sind, sich in Vereinen engagieren etc.; warum traue ich ihnen nicht zu, dass sie verantwortungsvoll ihrer Arbeit nachgehen?

Ich kontrolliere oder möchte kontrollieren, wenn ich nicht vertraue. Doch warum traue ich nicht? Vermeide ich böse Überraschungen, wenn ich anderen mit Skepsis begegne? Machtspiele, Konkurrenzdenken und Schuldzuweisungen sind häufig Ausdruck mangelnden Vertrauens. Wenn ich Mitarbeitende führen will, muss ich mich selber führen. Kann ich anderen vertrauen, wenn ich mir selbst nicht vertraue?

Vertrauen ist Ausdruck gut funktionierender Beziehungen. Um Vertrauen zu fördern, sollte ich also an Beziehungsarbeit ansetzen, sprich: Ehrlichkeit, (emotionale) Kommunikation, Fehler zugeben, Geduld und Authentizität.

Doch damit nicht genug! Im besten Fall machen Ihre Mitarbeitende das, was sie sollen – wofür Sie sie eingestellt haben – sobald Sie aus dem Haus sind. Wollen und sollen ist also identisch. Das heißt, wir setzen noch tiefer an: denn neben dem Gefühl, dass vertraut wird, geht es um Sinn der Arbeit und Motivation.

Noch mal zurück zum HomeOffice. Eine Regelung wie „Jeden Freitag dürft ihr Homeoffice machen“ ist absurd. Denn hiermit geht es weder um Vertrauen, noch um Flexibilität!

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Katrin Sulmann (Senior Beraterin – sulmann@ecco.de)

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Was der Umgang mit Homeoffice über die Haltung der Führungskraft aussagt

 

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© Nathan Riley | Unsplash, CC0

Viele Führungskräfte tun sich schwer damit, Homeoffice in ihrem Bereich oder Betrieb zu akzeptieren. Das ist erstaunlich: Auf der einen Seite wird von den Mitarbeitenden maximale Flexibilität verlangt. Auf der anderen Seite wird den Mitarbeitenden eben diese nicht mal temporär zugestanden.

Über die möglichen Gründe für die Zurückhaltung beim Thema Homeoffice kann man viel diskutieren. In der Regel geht es aber oft nur um dieses Thema: fehlendes Vertrauen. Der Mitarbeitende könnte ja statt zu arbeiten Kaffee trinken oder auf seiner Terrasse sitzen – oder beides gemeinsam. Man kann ihn da ja nicht kontrollieren.

Das ist des Pudels Kern und sagt viel über die Haltung der handelnden Führungskraft aus. Mein Volkswirtschaftsprofessor hat mal gesagt: Vertrauen ist ein Wirtschaftsfaktor. Da hat er recht. Denn fehlendes Vertrauen kostet Geld, viel Geld und im schlimmsten Fall gute Mitarbeitende. Und das geht so:

Das Menschenbild der Führungskraft ist negativ: Mitarbeitende sind ihrer Meinung nach in der Regel leistungsunwillig und brauchen daher Druck und Kontrolle. Entsprechend geführt, werden leistungsbereite Mitarbeitende zunehmend demotiviert – und erfüllen damit letztendlich die Prophezeiung der Führungskraft. Ein Teufelskreis.

Auch weil erwiesenermaßen die ganz große Mehrheit der Mitarbeitenden bei Arbeitsantritt voll motiviert ist. Die Führungskraft richtet also ihr Führungsverhalten an der sehr kleinen Zahl der leistungsunwilligen Mitarbeitenden aus und vernichtet so mit fehlender Wertschätzung und Misstrauen die Motivation der Mehrheit.

Das ist unnötig. In Zeiten agiler Unternehmen, in denen von den Mitarbeitenden immer mehr Verantwortungsüberahme gefordert wird, funktioniert traditionelle Kontrolle sowieso nicht mehr oder würde unbezahlbar teuer.

In Zukunft können Unternehmen nur mit hochmotivierten Mitarbeitenden überleben. Und die bleiben in einem Unternehmen nur, wenn man ihnen vertraut.

Ach ja: Homeoffice. In einem Unternehmen, wo man Mitarbeitenden vertraut, stellt sich die Frage nicht mehr. Es ist egal, ob ein Mitarbeitender zuhause auf seiner Terrasse sitzt und dabei Kaffee trinkt, oder wieviel Zeit ein Mitarbeitender mit seiner Arbeit verbringt – so lange er herausragende Ergebnisse erzielt. So einfach ist das.

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Christian Tönne (Geschäftsführer – toenne@ecco.de)

Qualitätsmanagementsysteme sind sowas von out, unsexy und bürokratischer Schwachsinn

Ein allererster Wurf für agile und hochwirksame Managementsysteme.

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eccoTrainings – Internes Training – Changemanagement

 

Das ist der Eindruck, der sich vordergründig aufdrängt, wenn man die Entwicklung der Managementsysteme in den Betrieben Revue passieren lässt. Verschärft wird dieser vordergründige Eindruck noch, wenn man dazu die Entwicklung unseres Wirtschaftssystems in Betracht zieht: Qualitätsmanagement will anscheinend einfach nicht zu Digitalisierung, Agilität oder Lean passen. Diesen Eindruck wecken auch einige etablierte Berater, für die die Flexibilität der Betriebe das Non-plus-Ultra darstellt.

Damit können wir diesen Blog-Artikel eigentlich beschließen – oder etwa nicht?

Fakt ist, dass ein Großteil der eingeführten Managementsysteme ihren Zweck einfach nicht erfüllen, sie wenig Nutzen bringen und noch dazu bürokratischen Aufwand erzeugen.

Das lässt uns bei ecco einfach keine Ruhe. Denn wir wollen, dass unsere Kunden, also mittelständische Unternehmen, in Zukunft zu einem Ort der Leistungsfähigkeit und Kreativität werden, wo Menschen entspannt großartige Leistungen erbringen.

Dafür sind aber einige Dinge notwendig: Leistungsfähigkeit bedeutet heute Flexibilität und Agilität. Auf der anderen Seite benötigen Kreativität und entspanntes Arbeiten aber auch eine funktionierende Arbeitsorganisation! Das haben nämlich viele Studien ergeben: schlechte Prozesse und Arbeitsorganisation sind neben anderen Faktoren der Stressfaktor Nummer eins in den Belegschaften! Die Folgen kann man in den Gallup-Studien nachlesen: 70% der Mitarbeiter machen Dienst nach Vorschrift oder haben innerlich gekündigt. Damit hat es sich dann auch mit der Leistungsfähigkeit.

Was das mit den QMS zu tun hat? Wir glauben, dass die geschlossene Grundkonzeption und die Inhalte der QMS einen wichtigen Beitrag zu funktionierenden Organisationen leisten können. Sie haben sogar das Potential, die notwendige Ergänzung zur Agilität von Organisationen zu sein. Wenn sie, ja wenn sie denn richtig verstanden, eingeführt und gelebt werden. Wir brauchen dazu also moderne und wirksame QMS! Und damit beschäftigen wir uns bei ecco derzeit intensiv!

Einige Gedanken dazu möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag vorstellen. Sie sind keinesfalls vollständig oder abgeschlossen, sondern stellen erst den Anfang unserer Überlegungen dar!

  1. Wir brauchen viel weniger Dokumentation! Wir sollten nur noch bis zu einer Ebene, z.B. die Geschäftsprozesse unterhalb des Kernprozesses, dokumentieren. Wenn Mitarbeiter mehr wollen, weil sie einen besonders komplexen Prozess abbilden, oder eine Checkliste benötigen, dann gerne. Aber natürlich muss das Weniger an Dokumentation kompensiert werden. Dazu benötigt es bei einem agilen und wirksamen QMS zweierlei:
    1. Komplexe Abläufe müssen konsequent vereinfacht werden. Prozesse, die durch x-Abteilungen laufen sind obsolet. Die Organisation muss entsprechend prozessorientiert angepasst werden
    2. Die Führung! Führungskräfte müssen mehr ihrer Führungsrolle gerecht werden und weniger operativ arbeiten. Dazu mehr in den nächsten Punkten!
  2. Die Führungskräfte müssen in Zukunft intensiv und kontinuierlich geführt und geschult werden, damit sie ihren Job richtigmachen. Dazu gehören zwei entscheidende Dinge:
    1. Führungskräfte müssen wissen, wie man führt und was von Ihnen erwartet wird. Dazu gehört auch die wichtigen Themen Selbstführung und Vertrauen. Dies muss vom Unternehmen aktiv geschult und transparent gesteuert werden
    2. Führungskräfte müssen ein tiefes Verständnis darüber haben, was Qualität in ihrem Bereich bedeutet und vor allem, wie man sie herbeiführt. Dazu gehört auch die gute Kenntnis wesentlicher Qualitätswerkzeuge
  3. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen wieder die Zeit haben, sich um die wesentlichen Dinge zu kümmern. Bei den Führungskräften bedeutet das Zeit für Menschen. Dazu gehören die konsequente Delegation und das Thema Selbstorganisation.
  4. Bei den obigen Punkten wird deutlich: Die Unternehmen müssen das Thema Schulung und Personalentwicklung endlich ernst nehmen! Es ist wichtig, dass alle Führungskräfte und Mitarbeiter über das Bewusstsein und die Werkzeuge verfügen, die sie benötigen, um ihren Job richtig zu machen – übrigens eine Grundforderung des QMS!
  5. Die Qualitätsorganisation unterstützt die Unternehmen im steten Wandel durch die Herstellung grundlegender organisatorischer und prozessualer Strukturen, die notwendig sind, um friktionsarm und effizient zu arbeiten. Strukturen sind erst mal Aufgabe der Führungskräfte. Die Qualitätsorganisation kann aber mit dem nötigen Wissen und Methoden wirksam unterstützen. Gerade bei stabstsellenarmen Mittelständlern können die Qualitäter dort eine wichtige Rolle übernehmen. Wir glauben aber, dass die meisten QMB’s dieser Rolle nicht voll gewachsen sind.
  6. Die Unternehmen müssen ihren Ansatz, die Qualitätsmanager auszuwählen, überdenken. Es ist nicht mehr der reine Normspezialist gefragt, sondern ein Experte für die stete Entwicklung von Organisationen. Diese Mitarbeiter müssen aber auch die Bereitschaft und das Standing mitbringen, diese anspruchsrolle Rolle auszufüllen.

Unserer Meinung nach sind QMS noch nicht am Ende. Im Gegenteil: in einer volatilen Arbeits- und Unternehmenswelt, haben sie das Potential, viele Aspekte der Unternehmensführung unter einem schlüssigen und geschlossenen Konzept sinnvoll zusammen zu bringen und damit steuerbar zu gestalten. Dazu müssen die Unternehmen die Potentiale der QMS viel besser verstehen und den Willen mitbringen, konsequent zu handeln. Daran werden wir bei ecco in den nächsten Jahren intensiv arbeiten!

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Christian Tönne (Geschäftsführer)

Digitalisierung und Führung

Digitalisierung ist – bei allen absehbaren technischen Trends – immer noch eine große Wundertüte. Bei aller Komplexität und Unklarheit lassen sich einige Dinge beobachten:

  • Digitalisierung oder Industrie 4.0 oder welchen Namen das Kind auch immer trägt: zunehmend haben wir damit zu kämpfen, unseren Weg in der Fülle der Möglichkeiten zu finden. Vorhersagen, große Pläne, Marktforschungen haben einen schweren Stand. „Weit gefehlt“ dürfen sich auch die Wahlforscher in den USA gedacht haben. Es hilft also nur: herantasten, ausprobieren, reflektieren, Informationen selektieren. Das Segeln-auf Sicht ersetzt die großen langfristig angelegten Pläne. Führungskräfte haben also mehr denn je die Verantwortung, ihr Unternehmen agil zu führen und das für das Unternehmen passende Konzept zu entwickeln. Effiziente Führung trifft auf Kooperation und Vernetzung, auf Mut zum Ausprobieren und zum Scheitern und auf ergebnisoffene Prozesse.
  • Dabei rückt das Führen von Informationen zunehmend in den Vordergrund und ergänzt die personale Führung. Die neuen Medien bieten die technischen Möglichkeiten aber auch die Herausforderungen, personale Führung und Wertschätzung beizubehalten. Es gibt dazu einige Hygienefaktoren wie funktionierende Technik sowie das Knowhow der Mitarbeitenden hinsichtlich dieser Techniken, um Informationen zu managen. Der eigentliche Knackpunkt wird die nicht fachlich-technische Kompetenz der Führungskraft sein. Die Führungskraft ist Dienstleister für ihre Mitarbeitenden und sorgt für (entspannte) Rahmenbedingungen für mitdenkende, reflektierende und mutige Mitarbeitende.
  • Ok, darauf kann man sich einstellen, wenn da nicht auch noch die differenzierenden Anforderungen der Mitarbeitenden wären. Der eine wünscht sich feste Regeln und klare Ansagen, der andere braucht seinen Freiraum, wieder ein anderer ist auf Karriere fokussiert und der nächste möchte ein optimales Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben. Keine Führungskraft kann dies alles im Blick behalten und darum wird es zunehmend wichtiger werden, dass Mitarbeitende dazu geführt werden, ihre Wünsche äußern.

Also liebe Führungskräfte, was ist zu tun?

  • Entwickeln Sie sich weiter. Wenn Sie es nicht schon sind, werden Sie mutiger, stellen Sie den Status Quo in Frage und haben Sie keine Angst vorm Scheitern und vor allem vertrauen Sie auf Ihre guten Leute! Sie müssen nicht alles selber machen.
  • Setzen Sie sich mit der Technik auseinander. Es nützt nichts, wenn Sie junge Menschen im Unternehmen haben, die in diesem Themengebiet fit sind. Sie müssen ja nicht alles selber machen, solltet aber im Bilde und gut informiert sein. Etablieren Sie ein gegenseitiges Mentoring zwischen Jung und Alt. Nutzen Sie mutig die neuen Technologien und bewahren Sie trotzdem professionelle Distanz wo nötig.
  • Verlieren Sie bei allen Wirbel um das Management von Informationen Ihre wertvollen Mitarbeiter nicht aus dem Auge. Investieren Sie in die Fähigkeit eurer Leute, selbstorganisiert und mutig zu handeln. Sie brauchen Menschen, die den Mund aufmachen, die Bestehendes in Frage stellen und die wachsam und achtsam sind! Dafür benötigen sie Freiräume aber auch Rahmenbedingungen!
  • Lassen Sie sich nicht verrückt machen von den Medien, die Schlagzeilen könnten teilweise unterschiedlicher nicht sein. Nehmen Sie sich die Zeit und reflektieren Sie mit Ihrem Team regelmäßig die Bedeutung des Themas Digitalisierung für Ihr Geschäft. Stärken Sie Stärken und seien Sie ehrlich, wenn es um die Schwächen geht.

 

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Katrin Sulmann – Projektleiterin – sulmann@ecco.de

 

Pimp your Managementsystem! – Mach aus dem Qualitätsmanagement- ein Unternehmensmanagementsystem!

Wenn Sie mit Ihrem Managementsystem glücklich sind, lesen Sie nicht weiter! Wenn Sie mit Ihrem Managementsystem kontinuierlich Verbesserungen anstoßen, können Sie sich die Zeit für die folgenden Zeilen ebenfalls sparen, denn: Herzlichen Glückwunsch, Sie gehören zu den glücklichen Unternehmen, die es verstanden haben, die Anforderungen der 9001 so in Ihre Sprache zu Übersetzen, so dass sie nicht nur zum Zertifikat sondern auch zu Effizienz, Effektivität und Zufriedenheit führen.

Die Neulauflage der 9001 bietet eine hervorragende Möglichkeit, ganzheitlich ein Unternehmen zu managen und das vielleicht doch etwas verstaubte und in die Jahre gekommene Qualitätsmanagement in ein System für die Führung und das Management des Unternehmens zu verwandeln. Wie wäre es, wenn Sie sich von Überflüssigen Regeln, starren Strukturen und seitenweise ungelesener Dokumentation trennen und Ihr Unternehmen zu einem Reflexionsraum entwickeln, in dem mutige und selbstorganisierte Mitarbeitende Bestehendes in Frage stellen immer auf der Suche nach Lösungen, die helfen, Zeit, Geld und Nerven zu schonen. Wie wäre es, wenn Sie anstelle durchgetakteter interner Audits (immer auf der Suche nach der noch letzten fehlenden Unterschrift) im Zuge eines Weiterentwicklungstages auf spielerische Art und Weise den Anforderungen eines Audits gerecht werden gepaart mit Impulsen zur stetigen Entwicklung des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden?

Das alles kann QM! Neugierig? Wir laden Sie herzlich zu weiteren Diskussionen ein!

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Katrin Sulmann – Projektleiterin – sulmann@ecco.de

Der Deutsche Nachhaltigkeitskodex – kompakt und fokussiert über Nachhaltigkeit berichten

Es heißt ja immer „Tue Gutes und rede darüber“. Die Kommunikation über Nachhaltigkeitsthemen gewinnt aus mehreren Gründen an Dynamik. Aus unserer täglichen Praxis wissen wir, dass zum Beispiel Zulieferer der Automobilindustrie oder des Lebens­mittel­handels verstärkt nach Nachhaltigkeitsaktivitäten gefragt werden und entsprechend an Geschäftspartner berichten müssen. Darüber hinaus wird die ab dem Geschäftsjahr 2017 geltende CSR-Berichtspflicht für bestimmte große kapitalmarktorientierte Unternehmen, Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen zur Folge haben, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen mittelbar betroffen sein werden, wenn sie Teil der Lieferkette berichtspflichtiger Unternehmen sind.

Sprich, das Thema Nachhaltigkeitsbericht­erstattung wird für eine Vielzahl von Unternehmen an Bedeutung gewinnen.

Einen handhabbaren Einstieg in die Berichterstattung bietet dabei der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK). Im Jahr 2011 hat der Rat für Nachhaltige Entwicklung – ein Beratungsgremium der Bundesregierung – den DNK mit dem Ziel veröffentlicht, einen branchenübergreifenden Standard für die Berichterstattung unternehmerischer Nachhaltigkeitsleistungen zu schaffen. Für kleine und mittelständische Unternehmen hat der DNK einen gewissen Charme: Er fokussiert mit seinen zwanzig Kriterien aus den Bereichen Strategie, Prozessmanagement, Umwelt und Gesellschaft auf das Wesentliche.

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Bei ecco sind wir der Überzeugung, dass der DNK Unternehmen hilft, fokussiert über Nachhaltigkeit zu berichten und das Thema im Unternehmen zu steuern. Deshalb ist ecco seit Februar offizieller Schulungspartner des DNK und steht Unternehmen, die den DNK anwenden wollen mit Rat und Tat zur Verfügung.

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Benjamin Dietrich (Seniorberater – dietrich@ecco.de)

Schon mal über Emailmanagement nachgedacht… hier ein paar Gedanken dazu:

Das Problem des überfüllten Posteinganges ist jedem bekannt und allgegenwärtig.  Ob es passiert, wenn die E-Mail-App geöffnet wird, die ganze Zeit im Hintergrund läuft oder man sich zwischendurch nur die Zeit nimmt ab und zu in den Ordner zu schauen. Die Flut der neuen Emails, egal von welchen Versendern ebbt selten ab, sodass es schwer bleibt den Überblick zu behalten. Wir möchten ihnen eine Idee vorschlagen, welche es eventuell erleichtert, das eigene Emailmanagement zu erleichtern. Der Hauptgedanke für diese Idee beinhaltet die Aufteilung bzw. Kategorisierung der eintreffenden Mails und Organisation in sieben Bereiche.

Tablet mit in Outlook.com verfügbaren Add-Ins und Funktionen
Quelle: Microsoft

1. Keine Notwendigkeit einer Antwort und kein Informationsgehalt

  • Die meistens Mail, die unter diese Kategorie zu fassen sind, sind wohl Newsletter aller Art, die am Ende dann doch nicht gelesen werden. Sei es aus Zeitmangel oder Desinteresse. Im Falle diese Newsletter sollte man sich einfach einmal die Zeit nehmen und diese abstellen. Wenn eine wichtige Mail dann doch einmal untergehen sollte und direkt in den Gelöscht Ordner weitergeleitet wurde, wird diese Nachricht einen sicherlich auch auf anderem Wege erreichen.

2. Email die vorerst abgelegt werden können

  • Diese Emails beinhalten generell wichtige Informationen, die allerdings erst später oder zukünftig relevant werden könnten. Damit sind Informationen für das nächste/kommende Projekt gemeint oder Steuereingänge etc. Für diese Mails gibt es eine Fülle an Beispiele und jeder muss sich die für ihn geeignete Kategorien wählen. Dabei gilt jedoch: Weniger ist mehr!

3. Optionale Antwort

  • Eine Antwort auf diese Mails ist nicht zwingend und es besteht keine wirkliche Notwendigkeit. Höflichkeitshalber wäre eine Antwort allerdings angebracht und führt zu einer gelingenden Beziehung.

4. Mails, die in der Freizeit gelesen werden können

  • Wenn es die Zeit zulässt können diese Emails gelesen werden. Zum Beispiel erweckt allein der Titel einer Mail ihr Interesse, aber die Zeit diese zu lesen lässt es Momentan gerade nicht zu. Durch diese Einteilung behalten sie vorerst diese Mail und können später bei Zeit nochmal auf sie zugreifen. Kategorie drei und vier sollten sie daher versuchen am meisten zu füllen, was zu einer Verbesserung der E-Produktivität führt.

5. Antwort muss noch am gleichen Tag erfolgen

  • Eine Bearbeitung diese Emails sollte generell vorgehen und eine Antwort wird auch direkt erwartet. Spätestens am Ende des Arbeitstages, in welcher Zeit der Posteingang nochmal aufgeräumt wird sollten sie sich mit Mails dieser Kategorie auseinandersetzen.

6. Eine Antwort sollte zeitnah erfolgen, muss aber nicht am gleichen Tag folgen

  • In diese Kategorie gilt das Motto: Distanz schafft Perspektive. Hier sammeln sich Mails von dem Chef, Arbeitskollegen oder auch Kunden. Versehen sie diese Mail einfach mit dem Datum (Montag, Dienstag, etc.) an dem sie diese beantworten möchten oder erstellen sie Tagesordner um den Überblick nicht zu verlieren. Verschiedenste Tools können dieses Vorgehen unterstützen und erleichtern bzw. besitzen die Eigenschaften einer Erinnerung, Wecker, etc.

7. Unentschieden, erschwerte Einteilung

  • Manchmal fällt es natürlich die richtige Einteilung zu wählen. Wenn sie sich in dieser Situation wiederfinden wählen sie einfach die erste oder zweite Kategorie um auf Nummer sicher zu gehen.

Eventuell erscheint es Sinnvoll in den verschiedenen Kategorien auch noch Unterordner zu erstellen, welche zum Beispiel direkt verschiedene Projekte oder Aufgaben ansprechen. Vor allem für die fünfte Kategorie sollte dies angewendet werden um mit Hilfe geeigneter Werkzeuge/Tools eine gewisse Grundordnung zu schaffen.

Quelle: Mircrosoft

Folgend möchten wir ihnen noch ein paar Anregungen geben, wie sie ihr Emailmanagement nachhaltig verbessern und optimieren können.

      • Setzten sie sich ein festes Zeitlimit/-fenster in dem sie ihre Emails bearbeiten möchten. Am Ende jedes Arbeitstages nehmen sie sich 30 Minuten Zeit und versuchen den Posteingang mit Hilfe der sieben Kategorien auf null zu setzten. Dies scheint effizienter als permanent den Posteingang zu beobachten und angefangene Arbeiten und die eigene Konzentration stetig unterbrechen zu müssen.
      • Die Situation stellt sich allerdings anders dar, wenn sie verteilt über den Tag wichtige Mails erhalten. Finden sie sich in dieser Situation wieder sollten sie ca. einmal pro Stunde ihren Account aufrufen und gegebenenfalls direkt antworten oder eine Antwort auf das Ende des Arbeitstages verschieben. Sich optional mehr Zeit für eine Antwort einzuräumen schafft auch mehr Zeit über ein bestimmtes Problem, Vorgehensweisen, etc nachzudenken. Eventuell hat sich ein Problem innerhalb dieser Zeit auch schon von selbst gelöst.
      • Eine weitere Anregung besteht darin, dass sie ihren Account oder das Programm immer wieder schließen. So können sie eintreffende Emails nicht ablenken oder verunsichern. Sie können sich gezielter fokussieren und werden durch mögliche Nachrichten und das Nachdenken über deren Inhalt nicht unnötig abgelenkt.
      • Sehen sie den Vorgang der Emailbearbeitung als Spiel um die Beantwortung einmal am Tag stetig zu verbessern. Nach einiger Zeit sind sie sehr geübt darin und können so Mails mit dem Gedanken: „Next, Next, Next“ schneller bearbeiten und können die gewonnene Zeit besser nutzen.
      • Schreiben sie kürzere Mails und versuchen sie nur das nötigste zu kommunizieren. Konzentrieren sie sich dabei wirklich nur auf das was sie sagen und mitteilen wollen. Je kürzer ihre Mail ist, desto kürzer wird auch eine Antwort ausfallen und Zeiteinsparungen generieren.
      • Bedenken sie dabei aber, dass sie dabei stets positiv, freundlich und höflich bleiben. Der angeschlagene Ton kann Beziehungen schnell (auch negativ) beeinflussen. Bringen sie ihrem Gegenüber ihre Wertschätzung zum Ausdruck.
      • Wenn Sie Ihr tägliches Posteingang-Clearing ausführen, verarbeiten Sie Ihre E-Mail von oben nach unten. Springen sie hin und her oder lassen einige Emails aus besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen untergehen können.
      • Ziehen sie es in Betracht für bestimmte, immer wiederkehrende Arten von Mails unterstützende Vorlagen zu verwenden. Häufig ist dann nur noch ein kopieren notwendig und sie können wertvolle Zeit sparen.
      • Falls dann noch Zeit verbleibt können sie ihren Optional Ordner aufrufen und je nach Belieben antworten oder überflüssige Mails zu löschen. Jedoch sollten sie dabei immer bedanken, dass die Balance in ihrem Leben wichtiger ist als das Löschen unwichtiger Mails.

Das alles sind natürlich nur Vorschläge und Richtlinien die pauschal und nicht für jeden anzuwenden sind. Versuchen sie den richtigen Weg für sich zu finden wie sie mit ihren Emails umgehen möchten. Setzen sie sich dabei klare Regeln als Ausgangspunkt und versuchen sie diese auch strikt zu befolgen. Dadurch optimieren sie ihren eigenen Prozess und umgehen eine Überlastung des Posteinganges.