Schon mal über Emailmanagement nachgedacht… hier ein paar Gedanken dazu:

Das Problem des überfüllten Posteinganges ist jedem bekannt und allgegenwärtig.  Ob es passiert, wenn die E-Mail-App geöffnet wird, die ganze Zeit im Hintergrund läuft oder man sich zwischendurch nur die Zeit nimmt ab und zu in den Ordner zu schauen. Die Flut der neuen Emails, egal von welchen Versendern ebbt selten ab, sodass es schwer bleibt den Überblick zu behalten. Wir möchten ihnen eine Idee vorschlagen, welche es eventuell erleichtert, das eigene Emailmanagement zu erleichtern. Der Hauptgedanke für diese Idee beinhaltet die Aufteilung bzw. Kategorisierung der eintreffenden Mails und Organisation in sieben Bereiche.

Tablet mit in Outlook.com verfügbaren Add-Ins und Funktionen
Quelle: Microsoft

1. Keine Notwendigkeit einer Antwort und kein Informationsgehalt

  • Die meistens Mail, die unter diese Kategorie zu fassen sind, sind wohl Newsletter aller Art, die am Ende dann doch nicht gelesen werden. Sei es aus Zeitmangel oder Desinteresse. Im Falle diese Newsletter sollte man sich einfach einmal die Zeit nehmen und diese abstellen. Wenn eine wichtige Mail dann doch einmal untergehen sollte und direkt in den Gelöscht Ordner weitergeleitet wurde, wird diese Nachricht einen sicherlich auch auf anderem Wege erreichen.

2. Email die vorerst abgelegt werden können

  • Diese Emails beinhalten generell wichtige Informationen, die allerdings erst später oder zukünftig relevant werden könnten. Damit sind Informationen für das nächste/kommende Projekt gemeint oder Steuereingänge etc. Für diese Mails gibt es eine Fülle an Beispiele und jeder muss sich die für ihn geeignete Kategorien wählen. Dabei gilt jedoch: Weniger ist mehr!

3. Optionale Antwort

  • Eine Antwort auf diese Mails ist nicht zwingend und es besteht keine wirkliche Notwendigkeit. Höflichkeitshalber wäre eine Antwort allerdings angebracht und führt zu einer gelingenden Beziehung.

4. Mails, die in der Freizeit gelesen werden können

  • Wenn es die Zeit zulässt können diese Emails gelesen werden. Zum Beispiel erweckt allein der Titel einer Mail ihr Interesse, aber die Zeit diese zu lesen lässt es Momentan gerade nicht zu. Durch diese Einteilung behalten sie vorerst diese Mail und können später bei Zeit nochmal auf sie zugreifen. Kategorie drei und vier sollten sie daher versuchen am meisten zu füllen, was zu einer Verbesserung der E-Produktivität führt.

5. Antwort muss noch am gleichen Tag erfolgen

  • Eine Bearbeitung diese Emails sollte generell vorgehen und eine Antwort wird auch direkt erwartet. Spätestens am Ende des Arbeitstages, in welcher Zeit der Posteingang nochmal aufgeräumt wird sollten sie sich mit Mails dieser Kategorie auseinandersetzen.

6. Eine Antwort sollte zeitnah erfolgen, muss aber nicht am gleichen Tag folgen

  • In diese Kategorie gilt das Motto: Distanz schafft Perspektive. Hier sammeln sich Mails von dem Chef, Arbeitskollegen oder auch Kunden. Versehen sie diese Mail einfach mit dem Datum (Montag, Dienstag, etc.) an dem sie diese beantworten möchten oder erstellen sie Tagesordner um den Überblick nicht zu verlieren. Verschiedenste Tools können dieses Vorgehen unterstützen und erleichtern bzw. besitzen die Eigenschaften einer Erinnerung, Wecker, etc.

7. Unentschieden, erschwerte Einteilung

  • Manchmal fällt es natürlich die richtige Einteilung zu wählen. Wenn sie sich in dieser Situation wiederfinden wählen sie einfach die erste oder zweite Kategorie um auf Nummer sicher zu gehen.

Eventuell erscheint es Sinnvoll in den verschiedenen Kategorien auch noch Unterordner zu erstellen, welche zum Beispiel direkt verschiedene Projekte oder Aufgaben ansprechen. Vor allem für die fünfte Kategorie sollte dies angewendet werden um mit Hilfe geeigneter Werkzeuge/Tools eine gewisse Grundordnung zu schaffen.

Quelle: Mircrosoft

Folgend möchten wir ihnen noch ein paar Anregungen geben, wie sie ihr Emailmanagement nachhaltig verbessern und optimieren können.

      • Setzten sie sich ein festes Zeitlimit/-fenster in dem sie ihre Emails bearbeiten möchten. Am Ende jedes Arbeitstages nehmen sie sich 30 Minuten Zeit und versuchen den Posteingang mit Hilfe der sieben Kategorien auf null zu setzten. Dies scheint effizienter als permanent den Posteingang zu beobachten und angefangene Arbeiten und die eigene Konzentration stetig unterbrechen zu müssen.
      • Die Situation stellt sich allerdings anders dar, wenn sie verteilt über den Tag wichtige Mails erhalten. Finden sie sich in dieser Situation wieder sollten sie ca. einmal pro Stunde ihren Account aufrufen und gegebenenfalls direkt antworten oder eine Antwort auf das Ende des Arbeitstages verschieben. Sich optional mehr Zeit für eine Antwort einzuräumen schafft auch mehr Zeit über ein bestimmtes Problem, Vorgehensweisen, etc nachzudenken. Eventuell hat sich ein Problem innerhalb dieser Zeit auch schon von selbst gelöst.
      • Eine weitere Anregung besteht darin, dass sie ihren Account oder das Programm immer wieder schließen. So können sie eintreffende Emails nicht ablenken oder verunsichern. Sie können sich gezielter fokussieren und werden durch mögliche Nachrichten und das Nachdenken über deren Inhalt nicht unnötig abgelenkt.
      • Sehen sie den Vorgang der Emailbearbeitung als Spiel um die Beantwortung einmal am Tag stetig zu verbessern. Nach einiger Zeit sind sie sehr geübt darin und können so Mails mit dem Gedanken: „Next, Next, Next“ schneller bearbeiten und können die gewonnene Zeit besser nutzen.
      • Schreiben sie kürzere Mails und versuchen sie nur das nötigste zu kommunizieren. Konzentrieren sie sich dabei wirklich nur auf das was sie sagen und mitteilen wollen. Je kürzer ihre Mail ist, desto kürzer wird auch eine Antwort ausfallen und Zeiteinsparungen generieren.
      • Bedenken sie dabei aber, dass sie dabei stets positiv, freundlich und höflich bleiben. Der angeschlagene Ton kann Beziehungen schnell (auch negativ) beeinflussen. Bringen sie ihrem Gegenüber ihre Wertschätzung zum Ausdruck.
      • Wenn Sie Ihr tägliches Posteingang-Clearing ausführen, verarbeiten Sie Ihre E-Mail von oben nach unten. Springen sie hin und her oder lassen einige Emails aus besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen untergehen können.
      • Ziehen sie es in Betracht für bestimmte, immer wiederkehrende Arten von Mails unterstützende Vorlagen zu verwenden. Häufig ist dann nur noch ein kopieren notwendig und sie können wertvolle Zeit sparen.
      • Falls dann noch Zeit verbleibt können sie ihren Optional Ordner aufrufen und je nach Belieben antworten oder überflüssige Mails zu löschen. Jedoch sollten sie dabei immer bedanken, dass die Balance in ihrem Leben wichtiger ist als das Löschen unwichtiger Mails.

Das alles sind natürlich nur Vorschläge und Richtlinien die pauschal und nicht für jeden anzuwenden sind. Versuchen sie den richtigen Weg für sich zu finden wie sie mit ihren Emails umgehen möchten. Setzen sie sich dabei klare Regeln als Ausgangspunkt und versuchen sie diese auch strikt zu befolgen. Dadurch optimieren sie ihren eigenen Prozess und umgehen eine Überlastung des Posteinganges.

Advertisements