Qualitätsmanagementsysteme sind sowas von out, unsexy und bürokratischer Schwachsinn

Ein allererster Wurf für agile und hochwirksame Managementsysteme.

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eccoTrainings – Internes Training – Changemanagement

 

Das ist der Eindruck, der sich vordergründig aufdrängt, wenn man die Entwicklung der Managementsysteme in den Betrieben Revue passieren lässt. Verschärft wird dieser vordergründige Eindruck noch, wenn man dazu die Entwicklung unseres Wirtschaftssystems in Betracht zieht: Qualitätsmanagement will anscheinend einfach nicht zu Digitalisierung, Agilität oder Lean passen. Diesen Eindruck wecken auch einige etablierte Berater, für die die Flexibilität der Betriebe das Non-plus-Ultra darstellt.

Damit können wir diesen Blog-Artikel eigentlich beschließen – oder etwa nicht?

Fakt ist, dass ein Großteil der eingeführten Managementsysteme ihren Zweck einfach nicht erfüllen, sie wenig Nutzen bringen und noch dazu bürokratischen Aufwand erzeugen.

Das lässt uns bei ecco einfach keine Ruhe. Denn wir wollen, dass unsere Kunden, also mittelständische Unternehmen, in Zukunft zu einem Ort der Leistungsfähigkeit und Kreativität werden, wo Menschen entspannt großartige Leistungen erbringen.

Dafür sind aber einige Dinge notwendig: Leistungsfähigkeit bedeutet heute Flexibilität und Agilität. Auf der anderen Seite benötigen Kreativität und entspanntes Arbeiten aber auch eine funktionierende Arbeitsorganisation! Das haben nämlich viele Studien ergeben: schlechte Prozesse und Arbeitsorganisation sind neben anderen Faktoren der Stressfaktor Nummer eins in den Belegschaften! Die Folgen kann man in den Gallup-Studien nachlesen: 70% der Mitarbeiter machen Dienst nach Vorschrift oder haben innerlich gekündigt. Damit hat es sich dann auch mit der Leistungsfähigkeit.

Was das mit den QMS zu tun hat? Wir glauben, dass die geschlossene Grundkonzeption und die Inhalte der QMS einen wichtigen Beitrag zu funktionierenden Organisationen leisten können. Sie haben sogar das Potential, die notwendige Ergänzung zur Agilität von Organisationen zu sein. Wenn sie, ja wenn sie denn richtig verstanden, eingeführt und gelebt werden. Wir brauchen dazu also moderne und wirksame QMS! Und damit beschäftigen wir uns bei ecco derzeit intensiv!

Einige Gedanken dazu möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag vorstellen. Sie sind keinesfalls vollständig oder abgeschlossen, sondern stellen erst den Anfang unserer Überlegungen dar!

  1. Wir brauchen viel weniger Dokumentation! Wir sollten nur noch bis zu einer Ebene, z.B. die Geschäftsprozesse unterhalb des Kernprozesses, dokumentieren. Wenn Mitarbeiter mehr wollen, weil sie einen besonders komplexen Prozess abbilden, oder eine Checkliste benötigen, dann gerne. Aber natürlich muss das Weniger an Dokumentation kompensiert werden. Dazu benötigt es bei einem agilen und wirksamen QMS zweierlei:
    1. Komplexe Abläufe müssen konsequent vereinfacht werden. Prozesse, die durch x-Abteilungen laufen sind obsolet. Die Organisation muss entsprechend prozessorientiert angepasst werden
    2. Die Führung! Führungskräfte müssen mehr ihrer Führungsrolle gerecht werden und weniger operativ arbeiten. Dazu mehr in den nächsten Punkten!
  2. Die Führungskräfte müssen in Zukunft intensiv und kontinuierlich geführt und geschult werden, damit sie ihren Job richtigmachen. Dazu gehören zwei entscheidende Dinge:
    1. Führungskräfte müssen wissen, wie man führt und was von Ihnen erwartet wird. Dazu gehört auch die wichtigen Themen Selbstführung und Vertrauen. Dies muss vom Unternehmen aktiv geschult und transparent gesteuert werden
    2. Führungskräfte müssen ein tiefes Verständnis darüber haben, was Qualität in ihrem Bereich bedeutet und vor allem, wie man sie herbeiführt. Dazu gehört auch die gute Kenntnis wesentlicher Qualitätswerkzeuge
  3. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen wieder die Zeit haben, sich um die wesentlichen Dinge zu kümmern. Bei den Führungskräften bedeutet das Zeit für Menschen. Dazu gehören die konsequente Delegation und das Thema Selbstorganisation.
  4. Bei den obigen Punkten wird deutlich: Die Unternehmen müssen das Thema Schulung und Personalentwicklung endlich ernst nehmen! Es ist wichtig, dass alle Führungskräfte und Mitarbeiter über das Bewusstsein und die Werkzeuge verfügen, die sie benötigen, um ihren Job richtig zu machen – übrigens eine Grundforderung des QMS!
  5. Die Qualitätsorganisation unterstützt die Unternehmen im steten Wandel durch die Herstellung grundlegender organisatorischer und prozessualer Strukturen, die notwendig sind, um friktionsarm und effizient zu arbeiten. Strukturen sind erst mal Aufgabe der Führungskräfte. Die Qualitätsorganisation kann aber mit dem nötigen Wissen und Methoden wirksam unterstützen. Gerade bei stabstsellenarmen Mittelständlern können die Qualitäter dort eine wichtige Rolle übernehmen. Wir glauben aber, dass die meisten QMB’s dieser Rolle nicht voll gewachsen sind.
  6. Die Unternehmen müssen ihren Ansatz, die Qualitätsmanager auszuwählen, überdenken. Es ist nicht mehr der reine Normspezialist gefragt, sondern ein Experte für die stete Entwicklung von Organisationen. Diese Mitarbeiter müssen aber auch die Bereitschaft und das Standing mitbringen, diese anspruchsrolle Rolle auszufüllen.

Unserer Meinung nach sind QMS noch nicht am Ende. Im Gegenteil: in einer volatilen Arbeits- und Unternehmenswelt, haben sie das Potential, viele Aspekte der Unternehmensführung unter einem schlüssigen und geschlossenen Konzept sinnvoll zusammen zu bringen und damit steuerbar zu gestalten. Dazu müssen die Unternehmen die Potentiale der QMS viel besser verstehen und den Willen mitbringen, konsequent zu handeln. Daran werden wir bei ecco in den nächsten Jahren intensiv arbeiten!

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Christian Tönne (Geschäftsführer)

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Digitalisierung und Führung

Digitalisierung ist – bei allen absehbaren technischen Trends – immer noch eine große Wundertüte. Bei aller Komplexität und Unklarheit lassen sich einige Dinge beobachten:

  • Digitalisierung oder Industrie 4.0 oder welchen Namen das Kind auch immer trägt: zunehmend haben wir damit zu kämpfen, unseren Weg in der Fülle der Möglichkeiten zu finden. Vorhersagen, große Pläne, Marktforschungen haben einen schweren Stand. „Weit gefehlt“ dürfen sich auch die Wahlforscher in den USA gedacht haben. Es hilft also nur: herantasten, ausprobieren, reflektieren, Informationen selektieren. Das Segeln-auf Sicht ersetzt die großen langfristig angelegten Pläne. Führungskräfte haben also mehr denn je die Verantwortung, ihr Unternehmen agil zu führen und das für das Unternehmen passende Konzept zu entwickeln. Effiziente Führung trifft auf Kooperation und Vernetzung, auf Mut zum Ausprobieren und zum Scheitern und auf ergebnisoffene Prozesse.
  • Dabei rückt das Führen von Informationen zunehmend in den Vordergrund und ergänzt die personale Führung. Die neuen Medien bieten die technischen Möglichkeiten aber auch die Herausforderungen, personale Führung und Wertschätzung beizubehalten. Es gibt dazu einige Hygienefaktoren wie funktionierende Technik sowie das Knowhow der Mitarbeitenden hinsichtlich dieser Techniken, um Informationen zu managen. Der eigentliche Knackpunkt wird die nicht fachlich-technische Kompetenz der Führungskraft sein. Die Führungskraft ist Dienstleister für ihre Mitarbeitenden und sorgt für (entspannte) Rahmenbedingungen für mitdenkende, reflektierende und mutige Mitarbeitende.
  • Ok, darauf kann man sich einstellen, wenn da nicht auch noch die differenzierenden Anforderungen der Mitarbeitenden wären. Der eine wünscht sich feste Regeln und klare Ansagen, der andere braucht seinen Freiraum, wieder ein anderer ist auf Karriere fokussiert und der nächste möchte ein optimales Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben. Keine Führungskraft kann dies alles im Blick behalten und darum wird es zunehmend wichtiger werden, dass Mitarbeitende dazu geführt werden, ihre Wünsche äußern.

Also liebe Führungskräfte, was ist zu tun?

  • Entwickeln Sie sich weiter. Wenn Sie es nicht schon sind, werden Sie mutiger, stellen Sie den Status Quo in Frage und haben Sie keine Angst vorm Scheitern und vor allem vertrauen Sie auf Ihre guten Leute! Sie müssen nicht alles selber machen.
  • Setzen Sie sich mit der Technik auseinander. Es nützt nichts, wenn Sie junge Menschen im Unternehmen haben, die in diesem Themengebiet fit sind. Sie müssen ja nicht alles selber machen, solltet aber im Bilde und gut informiert sein. Etablieren Sie ein gegenseitiges Mentoring zwischen Jung und Alt. Nutzen Sie mutig die neuen Technologien und bewahren Sie trotzdem professionelle Distanz wo nötig.
  • Verlieren Sie bei allen Wirbel um das Management von Informationen Ihre wertvollen Mitarbeiter nicht aus dem Auge. Investieren Sie in die Fähigkeit eurer Leute, selbstorganisiert und mutig zu handeln. Sie brauchen Menschen, die den Mund aufmachen, die Bestehendes in Frage stellen und die wachsam und achtsam sind! Dafür benötigen sie Freiräume aber auch Rahmenbedingungen!
  • Lassen Sie sich nicht verrückt machen von den Medien, die Schlagzeilen könnten teilweise unterschiedlicher nicht sein. Nehmen Sie sich die Zeit und reflektieren Sie mit Ihrem Team regelmäßig die Bedeutung des Themas Digitalisierung für Ihr Geschäft. Stärken Sie Stärken und seien Sie ehrlich, wenn es um die Schwächen geht.

 

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Katrin Sulmann – Projektleiterin – sulmann@ecco.de