Schon mal über Emailmanagement nachgedacht… hier ein paar Gedanken dazu:

Das Problem des überfüllten Posteinganges ist jedem bekannt und allgegenwärtig.  Ob es passiert, wenn die E-Mail-App geöffnet wird, die ganze Zeit im Hintergrund läuft oder man sich zwischendurch nur die Zeit nimmt ab und zu in den Ordner zu schauen. Die Flut der neuen Emails, egal von welchen Versendern ebbt selten ab, sodass es schwer bleibt den Überblick zu behalten. Wir möchten ihnen eine Idee vorschlagen, welche es eventuell erleichtert, das eigene Emailmanagement zu erleichtern. Der Hauptgedanke für diese Idee beinhaltet die Aufteilung bzw. Kategorisierung der eintreffenden Mails und Organisation in sieben Bereiche.

Tablet mit in Outlook.com verfügbaren Add-Ins und Funktionen
Quelle: Microsoft

1. Keine Notwendigkeit einer Antwort und kein Informationsgehalt

  • Die meistens Mail, die unter diese Kategorie zu fassen sind, sind wohl Newsletter aller Art, die am Ende dann doch nicht gelesen werden. Sei es aus Zeitmangel oder Desinteresse. Im Falle diese Newsletter sollte man sich einfach einmal die Zeit nehmen und diese abstellen. Wenn eine wichtige Mail dann doch einmal untergehen sollte und direkt in den Gelöscht Ordner weitergeleitet wurde, wird diese Nachricht einen sicherlich auch auf anderem Wege erreichen.

2. Email die vorerst abgelegt werden können

  • Diese Emails beinhalten generell wichtige Informationen, die allerdings erst später oder zukünftig relevant werden könnten. Damit sind Informationen für das nächste/kommende Projekt gemeint oder Steuereingänge etc. Für diese Mails gibt es eine Fülle an Beispiele und jeder muss sich die für ihn geeignete Kategorien wählen. Dabei gilt jedoch: Weniger ist mehr!

3. Optionale Antwort

  • Eine Antwort auf diese Mails ist nicht zwingend und es besteht keine wirkliche Notwendigkeit. Höflichkeitshalber wäre eine Antwort allerdings angebracht und führt zu einer gelingenden Beziehung.

4. Mails, die in der Freizeit gelesen werden können

  • Wenn es die Zeit zulässt können diese Emails gelesen werden. Zum Beispiel erweckt allein der Titel einer Mail ihr Interesse, aber die Zeit diese zu lesen lässt es Momentan gerade nicht zu. Durch diese Einteilung behalten sie vorerst diese Mail und können später bei Zeit nochmal auf sie zugreifen. Kategorie drei und vier sollten sie daher versuchen am meisten zu füllen, was zu einer Verbesserung der E-Produktivität führt.

5. Antwort muss noch am gleichen Tag erfolgen

  • Eine Bearbeitung diese Emails sollte generell vorgehen und eine Antwort wird auch direkt erwartet. Spätestens am Ende des Arbeitstages, in welcher Zeit der Posteingang nochmal aufgeräumt wird sollten sie sich mit Mails dieser Kategorie auseinandersetzen.

6. Eine Antwort sollte zeitnah erfolgen, muss aber nicht am gleichen Tag folgen

  • In diese Kategorie gilt das Motto: Distanz schafft Perspektive. Hier sammeln sich Mails von dem Chef, Arbeitskollegen oder auch Kunden. Versehen sie diese Mail einfach mit dem Datum (Montag, Dienstag, etc.) an dem sie diese beantworten möchten oder erstellen sie Tagesordner um den Überblick nicht zu verlieren. Verschiedenste Tools können dieses Vorgehen unterstützen und erleichtern bzw. besitzen die Eigenschaften einer Erinnerung, Wecker, etc.

7. Unentschieden, erschwerte Einteilung

  • Manchmal fällt es natürlich die richtige Einteilung zu wählen. Wenn sie sich in dieser Situation wiederfinden wählen sie einfach die erste oder zweite Kategorie um auf Nummer sicher zu gehen.

Eventuell erscheint es Sinnvoll in den verschiedenen Kategorien auch noch Unterordner zu erstellen, welche zum Beispiel direkt verschiedene Projekte oder Aufgaben ansprechen. Vor allem für die fünfte Kategorie sollte dies angewendet werden um mit Hilfe geeigneter Werkzeuge/Tools eine gewisse Grundordnung zu schaffen.

Quelle: Mircrosoft

Folgend möchten wir ihnen noch ein paar Anregungen geben, wie sie ihr Emailmanagement nachhaltig verbessern und optimieren können.

      • Setzten sie sich ein festes Zeitlimit/-fenster in dem sie ihre Emails bearbeiten möchten. Am Ende jedes Arbeitstages nehmen sie sich 30 Minuten Zeit und versuchen den Posteingang mit Hilfe der sieben Kategorien auf null zu setzten. Dies scheint effizienter als permanent den Posteingang zu beobachten und angefangene Arbeiten und die eigene Konzentration stetig unterbrechen zu müssen.
      • Die Situation stellt sich allerdings anders dar, wenn sie verteilt über den Tag wichtige Mails erhalten. Finden sie sich in dieser Situation wieder sollten sie ca. einmal pro Stunde ihren Account aufrufen und gegebenenfalls direkt antworten oder eine Antwort auf das Ende des Arbeitstages verschieben. Sich optional mehr Zeit für eine Antwort einzuräumen schafft auch mehr Zeit über ein bestimmtes Problem, Vorgehensweisen, etc nachzudenken. Eventuell hat sich ein Problem innerhalb dieser Zeit auch schon von selbst gelöst.
      • Eine weitere Anregung besteht darin, dass sie ihren Account oder das Programm immer wieder schließen. So können sie eintreffende Emails nicht ablenken oder verunsichern. Sie können sich gezielter fokussieren und werden durch mögliche Nachrichten und das Nachdenken über deren Inhalt nicht unnötig abgelenkt.
      • Sehen sie den Vorgang der Emailbearbeitung als Spiel um die Beantwortung einmal am Tag stetig zu verbessern. Nach einiger Zeit sind sie sehr geübt darin und können so Mails mit dem Gedanken: „Next, Next, Next“ schneller bearbeiten und können die gewonnene Zeit besser nutzen.
      • Schreiben sie kürzere Mails und versuchen sie nur das nötigste zu kommunizieren. Konzentrieren sie sich dabei wirklich nur auf das was sie sagen und mitteilen wollen. Je kürzer ihre Mail ist, desto kürzer wird auch eine Antwort ausfallen und Zeiteinsparungen generieren.
      • Bedenken sie dabei aber, dass sie dabei stets positiv, freundlich und höflich bleiben. Der angeschlagene Ton kann Beziehungen schnell (auch negativ) beeinflussen. Bringen sie ihrem Gegenüber ihre Wertschätzung zum Ausdruck.
      • Wenn Sie Ihr tägliches Posteingang-Clearing ausführen, verarbeiten Sie Ihre E-Mail von oben nach unten. Springen sie hin und her oder lassen einige Emails aus besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen untergehen können.
      • Ziehen sie es in Betracht für bestimmte, immer wiederkehrende Arten von Mails unterstützende Vorlagen zu verwenden. Häufig ist dann nur noch ein kopieren notwendig und sie können wertvolle Zeit sparen.
      • Falls dann noch Zeit verbleibt können sie ihren Optional Ordner aufrufen und je nach Belieben antworten oder überflüssige Mails zu löschen. Jedoch sollten sie dabei immer bedanken, dass die Balance in ihrem Leben wichtiger ist als das Löschen unwichtiger Mails.

Das alles sind natürlich nur Vorschläge und Richtlinien die pauschal und nicht für jeden anzuwenden sind. Versuchen sie den richtigen Weg für sich zu finden wie sie mit ihren Emails umgehen möchten. Setzen sie sich dabei klare Regeln als Ausgangspunkt und versuchen sie diese auch strikt zu befolgen. Dadurch optimieren sie ihren eigenen Prozess und umgehen eine Überlastung des Posteinganges.

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Lean Office – Effizienz in Büro und Verwaltung als Erfolgsfaktor der Zukunft

Nirgendwo wird so viel Arbeitszeit verschwendet wie in den administrativen Bereichen deutscher Unternehmen. Erfahren Sie, warum das so ist und warum sich Firmen und Beratung mit der Optimierung schwer tun. Die Prinzipien des Lean Office weisen den Weg, die Produktivitätsreserven in unseren Büros zu heben.

Waste in The Office

 von Visually.

Die Lean Office Studie 2010 [1] des Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung (IPA) schätzt das Ausmaß der Verschwendung in den „indirekten Bereichen“ der Industrieunternehmen weiterhin auf knapp 27% aller geleisteten Arbeitsstunden. Während unsere Produktionen mit ihren sichtbaren Werkstücken in den vergangenen Jahrzehnten vielen Optimierungswellen unterzogen wurden, blieb die Optimierung der Verwaltungen und Büros bisher ein weitgehend brachliegendes Entwicklungsfeld.

Woran liegt das? Zunächst gibt es historische Gründe. Im 20. Jahrhundert dominierten Produzenten, die versuchten, immer größere Stückzahlen mit immer niedrigeren Kosten zu produzieren. Die Jünger des Taylorismus zerlegten jede körperliche Arbeit in Einzelbewegungen, maßen und kombinierten sie nach Belieben. Industrielle Vorgabezeiten schafften den Eindruck der Messbarkeit und ingenieursmäßigen Optimierbarkeit der Arbeit. Bei klassischen Industrieunternehmen arbeiten 60 bis 70% aller Mitarbeiter in diesem sehr homogenen Arbeitsumfeld. Damit erschien die Optimierung der Produktion auch unter Priorisierungsgesichtspunkten deutlich vielversprechender als die der Vielzahl kleinerer Verwaltungsabteilungen, die für sich reklamieren konnten, sehr klein und außerdem ganz anders als die Produktion zu sein.

Und tatsächlich, wer schon einmal versucht hat, mit gängigen Methoden eine Verwaltungsabteilung zu optimieren, wird sich an die Schwierigkeit der Leistungsmessung oder Festlegung von Kennzahlen sowie die immense Aufgabenvielfalt erinnern. Und daran, wie schwer die Verschwendung dort zu greifen ist. Kein Wunder, denn Büroarbeit ist Denkarbeit. Zur Aufgabe gehören mehr Informationen, als auf einem Arbeitsplan Platz ist. Vieles muss mit Kollegen abgestimmt werden oder nacheinander mit diesen gemeinsam bearbeitet werden. Büroarbeit ist schlicht nicht sichtbar, ändert sich schneller als ein Produktzyklus in der Produktion und Arbeitsergebnisse können nicht bewertet werden, ohne sie zu lesen oder sich selber einzudenken. Die dafür erforderliche Zeit wird überwiegend von den kognitiven Fähigkeiten des Lesers bestimmt.

Damit ist klar, dass das ingenieursmäßige Zerlegen und optimierte Zusammenfügen körperlicher Bewegungen, das Verkürzen von Wegen oder Standardisieren von Prozessen bei der Optimierung von Denkarbeit notgedrungen an Grenzen stoßen muss. Und damit auch die aus der Produktionsoptimierung stammenden Lösungen etablierter Lean Beratungen wie 5S, Wertstromanalysen, Shop-Floor-Management oder Regelmeetings.

Aus diesen Gründen fristen die deutschen Bürokunden auf der Referenzliste großer Unternehmensberatungen immer noch ein Schattendasein. Das ist deshalb bedenklich, da im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung der Handlungsdruck stark gestiegen ist.

Die Bedeutung „indirekter Bereiche“ nimmt in deutschen Unternehmen stark zu – und bietet viel Potential zur Optimierung

In Zeiten der Vernetzung und online-Leistungsfeedbacks verbreiten unzufriedene Kunden in Windeseile ihre negativen Nachrichten. Fehler, schlechter Service oder Unfreundlichkeit verwandeln sich mit einem click in Todesurteile.

Noch wichtiger ist aber die weltweite Verlagerung von Wertschöpfungsanteilen. Während die Massenproduktion und administrative Routinetätigkeiten in Niedriglohnländer verlagert werden, verbleiben in Deutschland überwiegend Dienstleistungen und Arbeitsplätze, die viel Originalität, technisches und theoretisches Können und soziale Kompetenz voraussetzen. Damit werden Kreativität und Problemlösungskompetenz der Mitarbeiter in den Mittelpunkt unserer Arbeitswelt rücken.

Das bedeutet, dass die Arbeit mit Informationen bei uns zukünftig dominierend sein wird. Die bei Großunternehmen „indirekte Bereiche“ genannten Abteilungen werden ebenso zum Kern der Wertschöpfung, wie das von Natur aus bei Dienstleistungsunternehmen, Kanzleien, Arztpraxen und Handwerksbetrieben der Fall ist. Wer sich in der Zukunft von seinen lokalen oder weltweiten Wettbewerbern abheben will, muss sich dadurch Vorteile verschaffen, dass er die Verschwendung bei der Arbeit mit Informationen entschlossen reduziert.

Das Management von Verwaltungsaufgaben ist oft schlecht

Dabei wird die Optimierung zunehmend durch die Rahmenbedingungen unserer Zeit erschwert. Viele Unternehmen sind in Ihrer Suche nach Skaleneffekten so stark gewachsen, dass ein wahrer Ameisenhaufen an Fachabteilungen zu koordinieren ist. Mit zunehmender Entfernung zum Kunden sind bei vielen Mitarbeitern Unternehmertum und Kundenorientierung verschwunden.

Der hohe Koordinationsbedarf hat dazu geführt, dass viele Manager nicht mehr in der Lage sind, selber Kundenprobleme zu lösen. In großen Gesprächskreisen verhandeln sie darüber, welches die richtigen Entscheidungen sind, während ihre Mitarbeiter Arbeitsberge jonglieren, mit den kleinen Ärgernissen des Arbeitsalltags kämpfen und vielfach die innere Identifikation mit ihrer Arbeit verloren haben.

Gängige Managementpraktiken wie Planstellen oder Budgets haben die Kapazitätsanpassung bei Auftragsspitzen nahezu unmöglich gemacht. Rückstände, hohe Arbeitsbelastung, Hektik und Fehler sind die Folge.

Neue digitale Arbeitsmittel werden nicht optimal genutzt

Die Digitalisierung hat zugleich die Informationsverarbeitung beschleunigt und die Informationskanäle derart vervielfacht, dass viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden müssen und ständige Störungen an der Tagesordnung sind. Der Arbeitsalltag hat die klare Struktur verloren, die ihn früher ausgezeichnet hat. Hinzu kommt die zunehmende Verschmelzung von Arbeit und Privatleben. Multitasking und gesunkenes Aufmerksamkeitsniveau sind die Folge, was wiederum Arbeitsfehler und Nachlässigkeiten befördert.

Neue Arbeitsmittel wie e-mail kamen über uns und niemand sagte uns, wie diese zu nutzen sind. Also legten wir einfach mal los und schickten unsere Rückfragen, Entscheidungsbedarfe oder Kritik mit einem Mausclick um die Welt, und um sicher zu gehen, dass wir auch eine Antwort erhalten, an möglichst viele Empfänger. Und so sind wir ein stückweit selber schuld an unserem überfüllten Mail-Eingang, dem beliebten e-mail-ping-pong und so manchem Streit mit den Kollegen.

Damit wird das Ausmaß der Aufgabenstellung erkennbar und die Dunkelziffer verschwendeter Arbeitsstunden geht vermutlich weit über die Schätzwerte der Studienteilnehmer des IPA hinaus. Es wird Zeit, sich der Optimierung der Arbeit mit Informationen in Büros und Verwaltungen zu stellen, um die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Unternehmen entscheidend zu stärken. Lean Office Beratung und die Übertragung bekannter Lean Prinzipien auf die Arbeitswelt der Wissensarbeiter wird hierbei einen entscheidenden Beitrag leisten können.

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Ingo Körner (Geschäftsführer / CFO Broetje-Automation)

[1] Lean Office 2010

Ingo Körner ist Diplom-Kaufmann, Executive MBA in Business Engineering HSG und Gastautor bei unserem Partnerunternehmen einfach.effizient. Er verfügt über 20 Jahre Erfahrung in Beratung, Maschinen- und Anlagenbau unter anderem als kaufmännischer Geschäftsführer

 

Mit Sicherheit in die Zukunft!

Neues Förderprogramm übernimmt bis zu 80% der Beratungskosten!

Wie gut ist Ihr Unternehmen aufgestellt, um zukünftigen personellen Herausforderungen zu begegnen? Wo besteht Handlungsbedarf? Wie können Sie eine moderne, zukunftsfähige Personalpolitik für Ihr Unternehmen entwickeln? Welche konkreten Lösungen passen zu Ihnen? unternehmensWert:Mensch hilft Ihnen, diese Fragen zu beantworten. Wir haben mit Monika Kretschmer gesprochen. In der Erstberatungsstelle Oldenburg ist sie erste Ansprechpartnerin und lotst durch das Programm.

Wie kann unternehmensWert:Mensch unterstützen?

Gerade kleine und mittelständische Betriebe haben häufig geringe Ressourcen, um sich neben dem Alltagsgeschäft mit strategischen Fragestellungen zu beschäftigen. Oft kümmern sich die Inhaber alleine um die generellen Herausforderungen, haben häufig keine Personalabteilung, selten jemanden für die Personalentwicklung und sicher keine extra Abteilung für „Employer Branding“. Hier unterstützt unternehmensWert:Mensch: kurzfristig mit einem kostenlosen Erstberatungsgespräch, um den konkreten Handlungsbedarf in verschiedenen Felder zu eruieren und im weiteren Verlauf mit einem Förder-Zuschuss für eine externe Prozessberatung – für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeiter/-innen 80% und 50% bei weniger als 250 Mitarbeiter/-innen. Die externe Beratung stellt somit Expertenwissen und eine zusätzliche Personalressource und entlastet den Unternehmer, die Prozesse selbst zu moderieren.

Wer steht hinter dem Programm und welche Ziele sind mit der Initiative verknüpft?

Gefördert wird unternehmensWert:Mensch durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds und steht im Zusammenhang mit der Fachkräfte-Offensive der Bundesregierung. In Niedersachsen hat die Demografieagentur für die niedersächsische Wirtschaft GmbH die alleinige Projektträgerschaft übertragen bekommen und die Erstberatungsstellen in Oldenburg, Osnabrück, Hannover, Göttingen und Lüneburg sind die ersten Anlaufstellen für KMUs in dem Prozess.

In der Erstberatungsstelle Oldenburg sind Sie Ansprechpartnerin und lotsen durch das Programm. Wie läuft die Beratung ab und wie geht es nach der Erstberatung weiter?

Unternehmen aus dem nordwestlichen Niedersachsen können sich an die Erstberatungsstelle in Oldenburg wenden. Telefonisch klären wir zunächst, ob die Förderkriterien passen. Im weiteren Verlauf geht es um mögliche Ziele, die durch eine Prozessberatung erreicht werden sollen. Aber auch Unternehmen, die noch keine Vorstellungen haben, sind eingeladen, sich über das Förderprogramm zu informieren. Erst dann wird festgelegt, wie viele Beratungstage notwendig sind, um das Thema gemeinsam mit den Mitarbeitern und dem externen Prozessberater zu bearbeiten. Dabei wird auf die individuellen Belange des Unternehmers Rücksicht genommen, was Zeit- und Finanzaufwand angeht.

Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Förderung?

Grundsätzlich steht die Beratung Unternehmen aller Branchen offen. Es werden maximal 10 Beratertage á 1.000,- gefördert und zwischen einer letzten Beratung (z.B. in der Modellphase) und einer neuen Beratung müssen zwei Jahre liegen. Ausgeschlossen sind Unternehmen aus der landwirtschaftlichen Primärerzeugung und Fischerei und Unternehmensberatungen, die selber in diesen Feldern aktiv sind, sowie Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mit mehr als 25 % beteiligt ist. Außerdem muss das Unternehmen seit zwei Jahren am Markt sein und mindestens einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und den Dienstsitz in Deutschland haben. Der Jahresumsatz muss unter 50 Mio. liegen oder die Jahresbilanzsumme unter 43 Mio. . In Abhängigkeit der Unternehmensgröße werden 50 % oder sogar 80 % der Beratungskosten übernommen.

Katrin

Katrin Sulmann (Berater – sulmann@ecco.de)

Lean Office Coachings: „gesunde“ Leistungsfähigkeit

Der Stressreport 2012 der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zeigt auf, wie sich der Stand der psychischen Arbeitsanforderungen beschreiben lässt: „viel gleichzeitig, schnell und auf Termin, immer wieder neu, aber auch oft das Gleiche“.
Auch wenn am Ende die Produktivität des Unternehmens im Mittelpunkt steht, kann diese nur mit gesunden Mitarbeitenden erreicht werden. Lean Office ist somit (auch) ein Ansatz zur Förderung der psychischen Gesundheit. Die persönliche Arbeitsorganisation steht im Fokus individueller Coachings. Je nach Ausgangslage

können sie unterschiedlichen Charakter und verschiedene Zielstellungen annehmen, z.B.:

  • mehr Überblick über bestehende Aufgaben
  • bei den vielen Dingen nichts vergessen
  • weniger fremd gesteuert zu agieren
  • planvoller und vorausschauender zu handeln
  • nach Hause gehen mit dem Gefühl „was geschafft zu haben“
  • auch in Zeiten, in denen Mehrarbeit unumgänglich ist, einen klaren Kopf bewahren und selbstbestimmt handeln

In individuellen Prozessen und ständiger Reflexion werden Ziele definiert und Umsetzungsvorhaben generiert.

Katrin

Katrin Sulmann (Berater – sulmann@ecco.de)