Qualitätsmanagementsysteme sind sowas von out, unsexy und bürokratischer Schwachsinn

Ein allererster Wurf für agile und hochwirksame Managementsysteme.

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eccoTrainings – Internes Training – Changemanagement

 

Das ist der Eindruck, der sich vordergründig aufdrängt, wenn man die Entwicklung der Managementsysteme in den Betrieben Revue passieren lässt. Verschärft wird dieser vordergründige Eindruck noch, wenn man dazu die Entwicklung unseres Wirtschaftssystems in Betracht zieht: Qualitätsmanagement will anscheinend einfach nicht zu Digitalisierung, Agilität oder Lean passen. Diesen Eindruck wecken auch einige etablierte Berater, für die die Flexibilität der Betriebe das Non-plus-Ultra darstellt.

Damit können wir diesen Blog-Artikel eigentlich beschließen – oder etwa nicht?

Fakt ist, dass ein Großteil der eingeführten Managementsysteme ihren Zweck einfach nicht erfüllen, sie wenig Nutzen bringen und noch dazu bürokratischen Aufwand erzeugen.

Das lässt uns bei ecco einfach keine Ruhe. Denn wir wollen, dass unsere Kunden, also mittelständische Unternehmen, in Zukunft zu einem Ort der Leistungsfähigkeit und Kreativität werden, wo Menschen entspannt großartige Leistungen erbringen.

Dafür sind aber einige Dinge notwendig: Leistungsfähigkeit bedeutet heute Flexibilität und Agilität. Auf der anderen Seite benötigen Kreativität und entspanntes Arbeiten aber auch eine funktionierende Arbeitsorganisation! Das haben nämlich viele Studien ergeben: schlechte Prozesse und Arbeitsorganisation sind neben anderen Faktoren der Stressfaktor Nummer eins in den Belegschaften! Die Folgen kann man in den Gallup-Studien nachlesen: 70% der Mitarbeiter machen Dienst nach Vorschrift oder haben innerlich gekündigt. Damit hat es sich dann auch mit der Leistungsfähigkeit.

Was das mit den QMS zu tun hat? Wir glauben, dass die geschlossene Grundkonzeption und die Inhalte der QMS einen wichtigen Beitrag zu funktionierenden Organisationen leisten können. Sie haben sogar das Potential, die notwendige Ergänzung zur Agilität von Organisationen zu sein. Wenn sie, ja wenn sie denn richtig verstanden, eingeführt und gelebt werden. Wir brauchen dazu also moderne und wirksame QMS! Und damit beschäftigen wir uns bei ecco derzeit intensiv!

Einige Gedanken dazu möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag vorstellen. Sie sind keinesfalls vollständig oder abgeschlossen, sondern stellen erst den Anfang unserer Überlegungen dar!

  1. Wir brauchen viel weniger Dokumentation! Wir sollten nur noch bis zu einer Ebene, z.B. die Geschäftsprozesse unterhalb des Kernprozesses, dokumentieren. Wenn Mitarbeiter mehr wollen, weil sie einen besonders komplexen Prozess abbilden, oder eine Checkliste benötigen, dann gerne. Aber natürlich muss das Weniger an Dokumentation kompensiert werden. Dazu benötigt es bei einem agilen und wirksamen QMS zweierlei:
    1. Komplexe Abläufe müssen konsequent vereinfacht werden. Prozesse, die durch x-Abteilungen laufen sind obsolet. Die Organisation muss entsprechend prozessorientiert angepasst werden
    2. Die Führung! Führungskräfte müssen mehr ihrer Führungsrolle gerecht werden und weniger operativ arbeiten. Dazu mehr in den nächsten Punkten!
  2. Die Führungskräfte müssen in Zukunft intensiv und kontinuierlich geführt und geschult werden, damit sie ihren Job richtigmachen. Dazu gehören zwei entscheidende Dinge:
    1. Führungskräfte müssen wissen, wie man führt und was von Ihnen erwartet wird. Dazu gehört auch die wichtigen Themen Selbstführung und Vertrauen. Dies muss vom Unternehmen aktiv geschult und transparent gesteuert werden
    2. Führungskräfte müssen ein tiefes Verständnis darüber haben, was Qualität in ihrem Bereich bedeutet und vor allem, wie man sie herbeiführt. Dazu gehört auch die gute Kenntnis wesentlicher Qualitätswerkzeuge
  3. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen wieder die Zeit haben, sich um die wesentlichen Dinge zu kümmern. Bei den Führungskräften bedeutet das Zeit für Menschen. Dazu gehören die konsequente Delegation und das Thema Selbstorganisation.
  4. Bei den obigen Punkten wird deutlich: Die Unternehmen müssen das Thema Schulung und Personalentwicklung endlich ernst nehmen! Es ist wichtig, dass alle Führungskräfte und Mitarbeiter über das Bewusstsein und die Werkzeuge verfügen, die sie benötigen, um ihren Job richtig zu machen – übrigens eine Grundforderung des QMS!
  5. Die Qualitätsorganisation unterstützt die Unternehmen im steten Wandel durch die Herstellung grundlegender organisatorischer und prozessualer Strukturen, die notwendig sind, um friktionsarm und effizient zu arbeiten. Strukturen sind erst mal Aufgabe der Führungskräfte. Die Qualitätsorganisation kann aber mit dem nötigen Wissen und Methoden wirksam unterstützen. Gerade bei stabstsellenarmen Mittelständlern können die Qualitäter dort eine wichtige Rolle übernehmen. Wir glauben aber, dass die meisten QMB’s dieser Rolle nicht voll gewachsen sind.
  6. Die Unternehmen müssen ihren Ansatz, die Qualitätsmanager auszuwählen, überdenken. Es ist nicht mehr der reine Normspezialist gefragt, sondern ein Experte für die stete Entwicklung von Organisationen. Diese Mitarbeiter müssen aber auch die Bereitschaft und das Standing mitbringen, diese anspruchsrolle Rolle auszufüllen.

Unserer Meinung nach sind QMS noch nicht am Ende. Im Gegenteil: in einer volatilen Arbeits- und Unternehmenswelt, haben sie das Potential, viele Aspekte der Unternehmensführung unter einem schlüssigen und geschlossenen Konzept sinnvoll zusammen zu bringen und damit steuerbar zu gestalten. Dazu müssen die Unternehmen die Potentiale der QMS viel besser verstehen und den Willen mitbringen, konsequent zu handeln. Daran werden wir bei ecco in den nächsten Jahren intensiv arbeiten!

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Christian Tönne (Geschäftsführer)

Dokumentenmanagement für IMS

Insbesondere im Bereich der Managementsysteme ist ein funktionierendes Dokumentenmanagementsystem wichtig und kann viel Arbeit ersparen! Die Lenkung von Dokumenten sowie die Lenkung von Aufzeichnungen aus den internationalen Normen, wie ISO 9001 oder ISO 14001, stellen Ansprüche an die Verfügbarmachung aktueller Informationen sowie an ihre Dokumentation. Hier bietet SharePoint Lösungen.

Dokumente können in Bibliotheken mit entsprechenden Metadaten (beschreibenden Informationen – bspw. Kategorie, Abteilung, …) abgelegt werden. Die Dokumente können von Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung ausgecheckt und bearbeitet werden. Personen mit Genehmigungsrechten können diese freigeben, veröffentlichen und/oder genehmigen. Eine Versionsverwaltung speichert darüber hinaus alle Veränderungen mit Datum und Kommentaren.

Drag & Drop sowie die Integration in den Explorer und den Arbeitsplatz machen das Arbeiten extrem einfach. Ein Highlight ist auch die Individualisierung der Ansicht, die Filtermöglichkeiten, Kategorisierungen, Gantt-Charts oder Datenblattansichten zum schnellen bearbeiten der Metadaten bieten. Die starke Verknüpfung & Abstimmung mit der dominanten Office-Software von Microsoft ist ein weiterer Vorteil.

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Jens

Jens Heinemann (Berater – heinemann@ecco.de)

Was ist SharePoint?

Die Funktionen umfassen Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Partnern über Dokument- und Bildbibliotheken, Wiki-Seiten, Listen mit Integrationsmöglichkeiten in Outlook-Aufgaben, -Kalenderfunktionen und -Kontakten

ScreenHunter_24 Feb. 15 13.55SharePoint ist ein von Microsoft konzipiertes Produkt, welches kostenlos bezogen werden kann – es wird in der Basisversion („Foundation“) mit Microsoft Windows Servern mitlizensiert und ist für Unternehmen nicht nur deswegen beliebt, sondern auch weil der Funktionsumfang sowie Bedien- und Anpassbarkeit sehr hoch sind.

Die Funktionen umfassen Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Partnern über Dokument- und Bildbibliotheken, Wiki-Seiten, Listen mit Integrationsmöglichkeiten in Outlook-Aufgaben,  Kalenderfunktionen und -Kontakten:

  • Im Dokumentenmanagement können Funktionen, wie die Bearbeitung und Filterung von und nach Metadaten, dem Ein- und Auschecken sowie dem Veröffentlichen, Genehmigen oder Freigeben von Dokumenten die Arbeit erleichtern. Darüber hinaus stehen Benachrichtigungsfunktionalitäten und die Versionierung von Bibliothekselementen zur Verfügung.
  • SharePoint bietet Portalseiten als Webseiten, die von überall her abrufbar sind. Getrennte Bereiche, sowie Blogs, Diskussionen oder Umfragen sind ohne jegliche Software-Installation möglich.
  • Umfangreiche Suchfunktionen, die über die klassische „google“-Suche hin-ausgehen, filtern den Inhalt nach Metadaten, Freigaberechten, Daten sowie Nutzern an sich.
  • Business-Intelligence-Funktionen, die Unternehmensdaten erfassen und aufbereiten, um sie den entsprechenden Zielgruppen zur Verfügung zu stellen (bspw. Key-Performance-Indikatoren).
  • Individualisierungsfunktionen, wie die Automatisierung von Prozessen, Formulare, Customizing und Schnittstellenanpassung.

Jens

Jens Heinemann (Berater – heinemann@ecco.de)