Dokumentenmanagement für IMS

Insbesondere im Bereich der Managementsysteme ist ein funktionierendes Dokumentenmanagementsystem wichtig und kann viel Arbeit ersparen! Die Lenkung von Dokumenten sowie die Lenkung von Aufzeichnungen aus den internationalen Normen, wie ISO 9001 oder ISO 14001, stellen Ansprüche an die Verfügbarmachung aktueller Informationen sowie an ihre Dokumentation. Hier bietet SharePoint Lösungen.

Dokumente können in Bibliotheken mit entsprechenden Metadaten (beschreibenden Informationen – bspw. Kategorie, Abteilung, …) abgelegt werden. Die Dokumente können von Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung ausgecheckt und bearbeitet werden. Personen mit Genehmigungsrechten können diese freigeben, veröffentlichen und/oder genehmigen. Eine Versionsverwaltung speichert darüber hinaus alle Veränderungen mit Datum und Kommentaren.

Drag & Drop sowie die Integration in den Explorer und den Arbeitsplatz machen das Arbeiten extrem einfach. Ein Highlight ist auch die Individualisierung der Ansicht, die Filtermöglichkeiten, Kategorisierungen, Gantt-Charts oder Datenblattansichten zum schnellen bearbeiten der Metadaten bieten. Die starke Verknüpfung & Abstimmung mit der dominanten Office-Software von Microsoft ist ein weiterer Vorteil.

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Jens

Jens Heinemann (Berater – heinemann@ecco.de)

Was ist SharePoint?

Die Funktionen umfassen Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Partnern über Dokument- und Bildbibliotheken, Wiki-Seiten, Listen mit Integrationsmöglichkeiten in Outlook-Aufgaben, -Kalenderfunktionen und -Kontakten

ScreenHunter_24 Feb. 15 13.55SharePoint ist ein von Microsoft konzipiertes Produkt, welches kostenlos bezogen werden kann – es wird in der Basisversion („Foundation“) mit Microsoft Windows Servern mitlizensiert und ist für Unternehmen nicht nur deswegen beliebt, sondern auch weil der Funktionsumfang sowie Bedien- und Anpassbarkeit sehr hoch sind.

Die Funktionen umfassen Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Partnern über Dokument- und Bildbibliotheken, Wiki-Seiten, Listen mit Integrationsmöglichkeiten in Outlook-Aufgaben,  Kalenderfunktionen und -Kontakten:

  • Im Dokumentenmanagement können Funktionen, wie die Bearbeitung und Filterung von und nach Metadaten, dem Ein- und Auschecken sowie dem Veröffentlichen, Genehmigen oder Freigeben von Dokumenten die Arbeit erleichtern. Darüber hinaus stehen Benachrichtigungsfunktionalitäten und die Versionierung von Bibliothekselementen zur Verfügung.
  • SharePoint bietet Portalseiten als Webseiten, die von überall her abrufbar sind. Getrennte Bereiche, sowie Blogs, Diskussionen oder Umfragen sind ohne jegliche Software-Installation möglich.
  • Umfangreiche Suchfunktionen, die über die klassische „google“-Suche hin-ausgehen, filtern den Inhalt nach Metadaten, Freigaberechten, Daten sowie Nutzern an sich.
  • Business-Intelligence-Funktionen, die Unternehmensdaten erfassen und aufbereiten, um sie den entsprechenden Zielgruppen zur Verfügung zu stellen (bspw. Key-Performance-Indikatoren).
  • Individualisierungsfunktionen, wie die Automatisierung von Prozessen, Formulare, Customizing und Schnittstellenanpassung.

Jens

Jens Heinemann (Berater – heinemann@ecco.de)