Lean Office – Effizienz in Büro und Verwaltung als Erfolgsfaktor der Zukunft

Nirgendwo wird so viel Arbeitszeit verschwendet wie in den administrativen Bereichen deutscher Unternehmen. Erfahren Sie, warum das so ist und warum sich Firmen und Beratung mit der Optimierung schwer tun. Die Prinzipien des Lean Office weisen den Weg, die Produktivitätsreserven in unseren Büros zu heben.

Waste in The Office

 von Visually.

Die Lean Office Studie 2010 [1] des Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung (IPA) schätzt das Ausmaß der Verschwendung in den „indirekten Bereichen“ der Industrieunternehmen weiterhin auf knapp 27% aller geleisteten Arbeitsstunden. Während unsere Produktionen mit ihren sichtbaren Werkstücken in den vergangenen Jahrzehnten vielen Optimierungswellen unterzogen wurden, blieb die Optimierung der Verwaltungen und Büros bisher ein weitgehend brachliegendes Entwicklungsfeld.

Woran liegt das? Zunächst gibt es historische Gründe. Im 20. Jahrhundert dominierten Produzenten, die versuchten, immer größere Stückzahlen mit immer niedrigeren Kosten zu produzieren. Die Jünger des Taylorismus zerlegten jede körperliche Arbeit in Einzelbewegungen, maßen und kombinierten sie nach Belieben. Industrielle Vorgabezeiten schafften den Eindruck der Messbarkeit und ingenieursmäßigen Optimierbarkeit der Arbeit. Bei klassischen Industrieunternehmen arbeiten 60 bis 70% aller Mitarbeiter in diesem sehr homogenen Arbeitsumfeld. Damit erschien die Optimierung der Produktion auch unter Priorisierungsgesichtspunkten deutlich vielversprechender als die der Vielzahl kleinerer Verwaltungsabteilungen, die für sich reklamieren konnten, sehr klein und außerdem ganz anders als die Produktion zu sein.

Und tatsächlich, wer schon einmal versucht hat, mit gängigen Methoden eine Verwaltungsabteilung zu optimieren, wird sich an die Schwierigkeit der Leistungsmessung oder Festlegung von Kennzahlen sowie die immense Aufgabenvielfalt erinnern. Und daran, wie schwer die Verschwendung dort zu greifen ist. Kein Wunder, denn Büroarbeit ist Denkarbeit. Zur Aufgabe gehören mehr Informationen, als auf einem Arbeitsplan Platz ist. Vieles muss mit Kollegen abgestimmt werden oder nacheinander mit diesen gemeinsam bearbeitet werden. Büroarbeit ist schlicht nicht sichtbar, ändert sich schneller als ein Produktzyklus in der Produktion und Arbeitsergebnisse können nicht bewertet werden, ohne sie zu lesen oder sich selber einzudenken. Die dafür erforderliche Zeit wird überwiegend von den kognitiven Fähigkeiten des Lesers bestimmt.

Damit ist klar, dass das ingenieursmäßige Zerlegen und optimierte Zusammenfügen körperlicher Bewegungen, das Verkürzen von Wegen oder Standardisieren von Prozessen bei der Optimierung von Denkarbeit notgedrungen an Grenzen stoßen muss. Und damit auch die aus der Produktionsoptimierung stammenden Lösungen etablierter Lean Beratungen wie 5S, Wertstromanalysen, Shop-Floor-Management oder Regelmeetings.

Aus diesen Gründen fristen die deutschen Bürokunden auf der Referenzliste großer Unternehmensberatungen immer noch ein Schattendasein. Das ist deshalb bedenklich, da im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung der Handlungsdruck stark gestiegen ist.

Die Bedeutung „indirekter Bereiche“ nimmt in deutschen Unternehmen stark zu – und bietet viel Potential zur Optimierung

In Zeiten der Vernetzung und online-Leistungsfeedbacks verbreiten unzufriedene Kunden in Windeseile ihre negativen Nachrichten. Fehler, schlechter Service oder Unfreundlichkeit verwandeln sich mit einem click in Todesurteile.

Noch wichtiger ist aber die weltweite Verlagerung von Wertschöpfungsanteilen. Während die Massenproduktion und administrative Routinetätigkeiten in Niedriglohnländer verlagert werden, verbleiben in Deutschland überwiegend Dienstleistungen und Arbeitsplätze, die viel Originalität, technisches und theoretisches Können und soziale Kompetenz voraussetzen. Damit werden Kreativität und Problemlösungskompetenz der Mitarbeiter in den Mittelpunkt unserer Arbeitswelt rücken.

Das bedeutet, dass die Arbeit mit Informationen bei uns zukünftig dominierend sein wird. Die bei Großunternehmen „indirekte Bereiche“ genannten Abteilungen werden ebenso zum Kern der Wertschöpfung, wie das von Natur aus bei Dienstleistungsunternehmen, Kanzleien, Arztpraxen und Handwerksbetrieben der Fall ist. Wer sich in der Zukunft von seinen lokalen oder weltweiten Wettbewerbern abheben will, muss sich dadurch Vorteile verschaffen, dass er die Verschwendung bei der Arbeit mit Informationen entschlossen reduziert.

Das Management von Verwaltungsaufgaben ist oft schlecht

Dabei wird die Optimierung zunehmend durch die Rahmenbedingungen unserer Zeit erschwert. Viele Unternehmen sind in Ihrer Suche nach Skaleneffekten so stark gewachsen, dass ein wahrer Ameisenhaufen an Fachabteilungen zu koordinieren ist. Mit zunehmender Entfernung zum Kunden sind bei vielen Mitarbeitern Unternehmertum und Kundenorientierung verschwunden.

Der hohe Koordinationsbedarf hat dazu geführt, dass viele Manager nicht mehr in der Lage sind, selber Kundenprobleme zu lösen. In großen Gesprächskreisen verhandeln sie darüber, welches die richtigen Entscheidungen sind, während ihre Mitarbeiter Arbeitsberge jonglieren, mit den kleinen Ärgernissen des Arbeitsalltags kämpfen und vielfach die innere Identifikation mit ihrer Arbeit verloren haben.

Gängige Managementpraktiken wie Planstellen oder Budgets haben die Kapazitätsanpassung bei Auftragsspitzen nahezu unmöglich gemacht. Rückstände, hohe Arbeitsbelastung, Hektik und Fehler sind die Folge.

Neue digitale Arbeitsmittel werden nicht optimal genutzt

Die Digitalisierung hat zugleich die Informationsverarbeitung beschleunigt und die Informationskanäle derart vervielfacht, dass viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden müssen und ständige Störungen an der Tagesordnung sind. Der Arbeitsalltag hat die klare Struktur verloren, die ihn früher ausgezeichnet hat. Hinzu kommt die zunehmende Verschmelzung von Arbeit und Privatleben. Multitasking und gesunkenes Aufmerksamkeitsniveau sind die Folge, was wiederum Arbeitsfehler und Nachlässigkeiten befördert.

Neue Arbeitsmittel wie e-mail kamen über uns und niemand sagte uns, wie diese zu nutzen sind. Also legten wir einfach mal los und schickten unsere Rückfragen, Entscheidungsbedarfe oder Kritik mit einem Mausclick um die Welt, und um sicher zu gehen, dass wir auch eine Antwort erhalten, an möglichst viele Empfänger. Und so sind wir ein stückweit selber schuld an unserem überfüllten Mail-Eingang, dem beliebten e-mail-ping-pong und so manchem Streit mit den Kollegen.

Damit wird das Ausmaß der Aufgabenstellung erkennbar und die Dunkelziffer verschwendeter Arbeitsstunden geht vermutlich weit über die Schätzwerte der Studienteilnehmer des IPA hinaus. Es wird Zeit, sich der Optimierung der Arbeit mit Informationen in Büros und Verwaltungen zu stellen, um die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Unternehmen entscheidend zu stärken. Lean Office Beratung und die Übertragung bekannter Lean Prinzipien auf die Arbeitswelt der Wissensarbeiter wird hierbei einen entscheidenden Beitrag leisten können.

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Ingo Körner (Geschäftsführer / CFO Broetje-Automation)

[1] Lean Office 2010

Ingo Körner ist Diplom-Kaufmann, Executive MBA in Business Engineering HSG und Gastautor bei unserem Partnerunternehmen einfach.effizient. Er verfügt über 20 Jahre Erfahrung in Beratung, Maschinen- und Anlagenbau unter anderem als kaufmännischer Geschäftsführer

 

Effizienz durch Lean Office

Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts (IPA) wird in den Büros deutscher Firmen und Einrichtungen rund ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet, z.B. durch

  • unnötige Korrekturen und Rückfragen
  • versteckte Engpässe und Warteschleifen
  • doppelte Bearbeitung, weil etwa die Aufträge nicht präzise geklärt sind
  • Ausufern von Besprechungen
  • unbedachten Umgang mit e-mails oder
  • mangelnde Absprachen in Teams

Lean-Office ist ein Weg, die Verschwendungen an der Wurzel zu bekämpfen. Ob auf Einzel- oder Teamebene werden Strukturen und Prozesse unter die Lupe genommen. Je nach Ausgangslage können die Handlungsfelder zum Beispiel in der Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten, der Eigen- und/oder Abteilungsorganisation, dem Umgang mit Arbeitsvorräten oder Kommunikationsregeln liegen.

Katrin

Katrin Sulmann (Beraterin – sulmann@ecco.de)

Mit Sicherheit in die Zukunft!

Neues Förderprogramm übernimmt bis zu 80% der Beratungskosten!

Wie gut ist Ihr Unternehmen aufgestellt, um zukünftigen personellen Herausforderungen zu begegnen? Wo besteht Handlungsbedarf? Wie können Sie eine moderne, zukunftsfähige Personalpolitik für Ihr Unternehmen entwickeln? Welche konkreten Lösungen passen zu Ihnen? unternehmensWert:Mensch hilft Ihnen, diese Fragen zu beantworten. Wir haben mit Monika Kretschmer gesprochen. In der Erstberatungsstelle Oldenburg ist sie erste Ansprechpartnerin und lotst durch das Programm.

Wie kann unternehmensWert:Mensch unterstützen?

Gerade kleine und mittelständische Betriebe haben häufig geringe Ressourcen, um sich neben dem Alltagsgeschäft mit strategischen Fragestellungen zu beschäftigen. Oft kümmern sich die Inhaber alleine um die generellen Herausforderungen, haben häufig keine Personalabteilung, selten jemanden für die Personalentwicklung und sicher keine extra Abteilung für „Employer Branding“. Hier unterstützt unternehmensWert:Mensch: kurzfristig mit einem kostenlosen Erstberatungsgespräch, um den konkreten Handlungsbedarf in verschiedenen Felder zu eruieren und im weiteren Verlauf mit einem Förder-Zuschuss für eine externe Prozessberatung – für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeiter/-innen 80% und 50% bei weniger als 250 Mitarbeiter/-innen. Die externe Beratung stellt somit Expertenwissen und eine zusätzliche Personalressource und entlastet den Unternehmer, die Prozesse selbst zu moderieren.

Wer steht hinter dem Programm und welche Ziele sind mit der Initiative verknüpft?

Gefördert wird unternehmensWert:Mensch durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds und steht im Zusammenhang mit der Fachkräfte-Offensive der Bundesregierung. In Niedersachsen hat die Demografieagentur für die niedersächsische Wirtschaft GmbH die alleinige Projektträgerschaft übertragen bekommen und die Erstberatungsstellen in Oldenburg, Osnabrück, Hannover, Göttingen und Lüneburg sind die ersten Anlaufstellen für KMUs in dem Prozess.

In der Erstberatungsstelle Oldenburg sind Sie Ansprechpartnerin und lotsen durch das Programm. Wie läuft die Beratung ab und wie geht es nach der Erstberatung weiter?

Unternehmen aus dem nordwestlichen Niedersachsen können sich an die Erstberatungsstelle in Oldenburg wenden. Telefonisch klären wir zunächst, ob die Förderkriterien passen. Im weiteren Verlauf geht es um mögliche Ziele, die durch eine Prozessberatung erreicht werden sollen. Aber auch Unternehmen, die noch keine Vorstellungen haben, sind eingeladen, sich über das Förderprogramm zu informieren. Erst dann wird festgelegt, wie viele Beratungstage notwendig sind, um das Thema gemeinsam mit den Mitarbeitern und dem externen Prozessberater zu bearbeiten. Dabei wird auf die individuellen Belange des Unternehmers Rücksicht genommen, was Zeit- und Finanzaufwand angeht.

Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Förderung?

Grundsätzlich steht die Beratung Unternehmen aller Branchen offen. Es werden maximal 10 Beratertage á 1.000,- gefördert und zwischen einer letzten Beratung (z.B. in der Modellphase) und einer neuen Beratung müssen zwei Jahre liegen. Ausgeschlossen sind Unternehmen aus der landwirtschaftlichen Primärerzeugung und Fischerei und Unternehmensberatungen, die selber in diesen Feldern aktiv sind, sowie Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mit mehr als 25 % beteiligt ist. Außerdem muss das Unternehmen seit zwei Jahren am Markt sein und mindestens einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und den Dienstsitz in Deutschland haben. Der Jahresumsatz muss unter 50 Mio. liegen oder die Jahresbilanzsumme unter 43 Mio. . In Abhängigkeit der Unternehmensgröße werden 50 % oder sogar 80 % der Beratungskosten übernommen.

Katrin

Katrin Sulmann (Berater – sulmann@ecco.de)

Lean Office Coachings: „gesunde“ Leistungsfähigkeit

Der Stressreport 2012 der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zeigt auf, wie sich der Stand der psychischen Arbeitsanforderungen beschreiben lässt: „viel gleichzeitig, schnell und auf Termin, immer wieder neu, aber auch oft das Gleiche“.
Auch wenn am Ende die Produktivität des Unternehmens im Mittelpunkt steht, kann diese nur mit gesunden Mitarbeitenden erreicht werden. Lean Office ist somit (auch) ein Ansatz zur Förderung der psychischen Gesundheit. Die persönliche Arbeitsorganisation steht im Fokus individueller Coachings. Je nach Ausgangslage

können sie unterschiedlichen Charakter und verschiedene Zielstellungen annehmen, z.B.:

  • mehr Überblick über bestehende Aufgaben
  • bei den vielen Dingen nichts vergessen
  • weniger fremd gesteuert zu agieren
  • planvoller und vorausschauender zu handeln
  • nach Hause gehen mit dem Gefühl „was geschafft zu haben“
  • auch in Zeiten, in denen Mehrarbeit unumgänglich ist, einen klaren Kopf bewahren und selbstbestimmt handeln

In individuellen Prozessen und ständiger Reflexion werden Ziele definiert und Umsetzungsvorhaben generiert.

Katrin

Katrin Sulmann (Berater – sulmann@ecco.de)