Qualitätsmanagementsysteme sind sowas von out, unsexy und bürokratischer Schwachsinn

Ein allererster Wurf für agile und hochwirksame Managementsysteme.

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eccoTrainings – Internes Training – Changemanagement

 

Das ist der Eindruck, der sich vordergründig aufdrängt, wenn man die Entwicklung der Managementsysteme in den Betrieben Revue passieren lässt. Verschärft wird dieser vordergründige Eindruck noch, wenn man dazu die Entwicklung unseres Wirtschaftssystems in Betracht zieht: Qualitätsmanagement will anscheinend einfach nicht zu Digitalisierung, Agilität oder Lean passen. Diesen Eindruck wecken auch einige etablierte Berater, für die die Flexibilität der Betriebe das Non-plus-Ultra darstellt.

Damit können wir diesen Blog-Artikel eigentlich beschließen – oder etwa nicht?

Fakt ist, dass ein Großteil der eingeführten Managementsysteme ihren Zweck einfach nicht erfüllen, sie wenig Nutzen bringen und noch dazu bürokratischen Aufwand erzeugen.

Das lässt uns bei ecco einfach keine Ruhe. Denn wir wollen, dass unsere Kunden, also mittelständische Unternehmen, in Zukunft zu einem Ort der Leistungsfähigkeit und Kreativität werden, wo Menschen entspannt großartige Leistungen erbringen.

Dafür sind aber einige Dinge notwendig: Leistungsfähigkeit bedeutet heute Flexibilität und Agilität. Auf der anderen Seite benötigen Kreativität und entspanntes Arbeiten aber auch eine funktionierende Arbeitsorganisation! Das haben nämlich viele Studien ergeben: schlechte Prozesse und Arbeitsorganisation sind neben anderen Faktoren der Stressfaktor Nummer eins in den Belegschaften! Die Folgen kann man in den Gallup-Studien nachlesen: 70% der Mitarbeiter machen Dienst nach Vorschrift oder haben innerlich gekündigt. Damit hat es sich dann auch mit der Leistungsfähigkeit.

Was das mit den QMS zu tun hat? Wir glauben, dass die geschlossene Grundkonzeption und die Inhalte der QMS einen wichtigen Beitrag zu funktionierenden Organisationen leisten können. Sie haben sogar das Potential, die notwendige Ergänzung zur Agilität von Organisationen zu sein. Wenn sie, ja wenn sie denn richtig verstanden, eingeführt und gelebt werden. Wir brauchen dazu also moderne und wirksame QMS! Und damit beschäftigen wir uns bei ecco derzeit intensiv!

Einige Gedanken dazu möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag vorstellen. Sie sind keinesfalls vollständig oder abgeschlossen, sondern stellen erst den Anfang unserer Überlegungen dar!

  1. Wir brauchen viel weniger Dokumentation! Wir sollten nur noch bis zu einer Ebene, z.B. die Geschäftsprozesse unterhalb des Kernprozesses, dokumentieren. Wenn Mitarbeiter mehr wollen, weil sie einen besonders komplexen Prozess abbilden, oder eine Checkliste benötigen, dann gerne. Aber natürlich muss das Weniger an Dokumentation kompensiert werden. Dazu benötigt es bei einem agilen und wirksamen QMS zweierlei:
    1. Komplexe Abläufe müssen konsequent vereinfacht werden. Prozesse, die durch x-Abteilungen laufen sind obsolet. Die Organisation muss entsprechend prozessorientiert angepasst werden
    2. Die Führung! Führungskräfte müssen mehr ihrer Führungsrolle gerecht werden und weniger operativ arbeiten. Dazu mehr in den nächsten Punkten!
  2. Die Führungskräfte müssen in Zukunft intensiv und kontinuierlich geführt und geschult werden, damit sie ihren Job richtigmachen. Dazu gehören zwei entscheidende Dinge:
    1. Führungskräfte müssen wissen, wie man führt und was von Ihnen erwartet wird. Dazu gehört auch die wichtigen Themen Selbstführung und Vertrauen. Dies muss vom Unternehmen aktiv geschult und transparent gesteuert werden
    2. Führungskräfte müssen ein tiefes Verständnis darüber haben, was Qualität in ihrem Bereich bedeutet und vor allem, wie man sie herbeiführt. Dazu gehört auch die gute Kenntnis wesentlicher Qualitätswerkzeuge
  3. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen wieder die Zeit haben, sich um die wesentlichen Dinge zu kümmern. Bei den Führungskräften bedeutet das Zeit für Menschen. Dazu gehören die konsequente Delegation und das Thema Selbstorganisation.
  4. Bei den obigen Punkten wird deutlich: Die Unternehmen müssen das Thema Schulung und Personalentwicklung endlich ernst nehmen! Es ist wichtig, dass alle Führungskräfte und Mitarbeiter über das Bewusstsein und die Werkzeuge verfügen, die sie benötigen, um ihren Job richtig zu machen – übrigens eine Grundforderung des QMS!
  5. Die Qualitätsorganisation unterstützt die Unternehmen im steten Wandel durch die Herstellung grundlegender organisatorischer und prozessualer Strukturen, die notwendig sind, um friktionsarm und effizient zu arbeiten. Strukturen sind erst mal Aufgabe der Führungskräfte. Die Qualitätsorganisation kann aber mit dem nötigen Wissen und Methoden wirksam unterstützen. Gerade bei stabstsellenarmen Mittelständlern können die Qualitäter dort eine wichtige Rolle übernehmen. Wir glauben aber, dass die meisten QMB’s dieser Rolle nicht voll gewachsen sind.
  6. Die Unternehmen müssen ihren Ansatz, die Qualitätsmanager auszuwählen, überdenken. Es ist nicht mehr der reine Normspezialist gefragt, sondern ein Experte für die stete Entwicklung von Organisationen. Diese Mitarbeiter müssen aber auch die Bereitschaft und das Standing mitbringen, diese anspruchsrolle Rolle auszufüllen.

Unserer Meinung nach sind QMS noch nicht am Ende. Im Gegenteil: in einer volatilen Arbeits- und Unternehmenswelt, haben sie das Potential, viele Aspekte der Unternehmensführung unter einem schlüssigen und geschlossenen Konzept sinnvoll zusammen zu bringen und damit steuerbar zu gestalten. Dazu müssen die Unternehmen die Potentiale der QMS viel besser verstehen und den Willen mitbringen, konsequent zu handeln. Daran werden wir bei ecco in den nächsten Jahren intensiv arbeiten!

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Christian Tönne (Geschäftsführer)

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Sind Sie loyal?

Ich finde, es wird Zeit, einen etwas in Vergessenheit geratenen Begriff mal wieder hervorzuholen und etwas zu entstauben: „Loyalität“. Warum? Weil wir bei manchen Kunden Probleme bei der Umsetzung beobachten – geplante Veränderungen, Projekte, Leitbilder oder wichtige Regularien funktionieren nicht. Das hat viel mit dem (Nicht-)Verhalten von Führungskräften und Schlüsselmitarbeitern zu tun.

Und hier kommen wir zu unserem Begriff: Denn, wenn man aus solchen Situationen mal das Grundsätzliche destilliert, was beobachtet man dann? Mangelnde Loyalität. Mangelnde Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber, dem Vorgesetzten, den Regularien und Standards des Unternehmens. Dies betrifft natürlich besonders die oben angesprochene Personengruppe. Ein zu hartes Urteil?

Es droht Glaubwürdigkeitsverlust

Vielleicht nicht, wenn man sich mal die Konsequenzen fehlender Loyalität anschaut. Vordergründig: Vorgaben werden nicht umgesetzt. Dies kann allein für sich schon kostspielig sein. Aber auch: die gesamte innnere Glaubwürdigkeit des Unternehmens oder der Abteilung wird nachhaltig beschädigt. Und dabei spielt es am Ende keine Rolle, ob die Führungskraft selbst Vorgaben nicht umsetzt oder es einfach nur zulässt, dass in ihrem Bereich Vorgaben nicht umgesetzt werden.

Das Problem: Glaubwürdigkeit und Vertrauen sind knallharte Wirtschaftsfaktoren. Ein Projekt, das beispielsweise einmal nicht richtig umgesetzt wurde schadet zweifach: der beabsichtigte Nutzen kann nicht erschlossen werden und das Vertrauen in den Willen und die Fähigkeit solche Themen umzusetzen sind nachhaltig beschädigt. „Das hatten wir schon einmal, das hat damals auch nicht funktioniert“, hören wir dann oft von Mitarbeitern oder Führungskräften.

Auch von Mitarbeitern Loyalität einfordern

Menschen funktionieren nicht auf Knopfdruck. Veränderungen, wie neue Prozesse, oder Regelungen müssen vernünftig kommuniziert und umgesetzt werden. Aber auch die Adressaten sind in der Pflicht, das Gewollte loyal zu behandeln, auch, wenn es unangenehm ist. Eine loyale Führungskraft steht zu Ihren Themen und Aufgaben und vertritt sie mit Kraft und Glaubwürdigkeit.

Dies schließt auch die Zivilcourage ein, für die richtigen Lösungen und die notwendigen Ressourcen zu streiten sowie loyal zu den eigenen Mitarbeitern zu stehen. Wahrlich eine anspruchsvolle Aufgabe und manchmal ein Ritt auf der Rasierklinge. Vielleicht hilft dabei der Begriff „Loyalität“ ein wenig, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Auf jeden Fall ist Loyalität ein Thema, dass man hin und wieder thematisieren und vor allem auch einfordern sollte.

Spannend zum Abschluss dabei auch ein Blick in das Online-Lexikon: „Loyalität bedeutet, im Interesse eines gemeinsamen höheren Zieles, die Werte (und Ideologie) des Anderen zu teilen und zu vertreten bzw. diese auch dann zu vertreten, wenn man sie nicht vollumfänglich teilt, solange dies der Bewahrung des gemeinsam vertretenen höheren Zieles dient.“ Quelle: Wikipedia.

Christian Tönne

Christian Tönne

Berichterstattung: Neue EU Richtlinie zu Nachhaltigkeitsberichterstattung fordert mehr Transparenz

Berichterstattung: Neue EU Richtlinie zu Nachhaltigkeitsberichterstattung fordert mehr Transparenz

Ende Februar 2014 haben sich die EU-Mitgliedsstaaten auf eine Berichtspflicht zur gesellschaftlichen Verantwortung („CSR-Richtlinie“) geeinigt. Im Rahmen ihrer jährlichen Rechnungslegung werden im öffentlichen Interesse stehende Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden dazu verpflichtet, ab 2017 eine sog. nichtfinanzielle Erklärung in den Lagebericht aufzunehmen. Ziel der CSR-Richtlinie ist es, die Relevanz, Konsistenz und Vergleichbarkeit offengelegter nichtfinanzieller Informationen zu erhöhen.

Fällt ein Unternehmen unter die Berichtspflicht, sind zu den Themen: Umwelt, soziale Belange, Arbeitnehmerbelange, Achtung der Menschenrechte und die Bekämpfung von Korruption Angaben zur jeweiligen Strategie, zu den erzielten Ergebnissen sowie zu den wesentlichen mit den Themen verbundenen Risiken zu machen. Verschiedene Experten weisen bereits jetzt darauf hin, das auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von der Richtlinie „betroffen“ sein werden. So wird vermutet, dass die CSR-Richtlinie den Trend verstärken wird, dass entlang von Lieferketten Informationen zu CSR-Belangen auch von KMU angefordert werden, ohne dass diese der gesetzlichen CSR-Berichtspflicht unterliegen. In diesem Zusammenhang fordern verschiedene Verbände einen „akzeptierten, freiwilligen Berichtsstandard“ für solche Informationen.

Verweis auf Richtlinie: „Richtlinie 2014/95/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 22. Oktober 2014 zur Änderung der Richtlinie 2413/34/EU im Hinblick auf die Angabe nichtfinanzieller und die Diversität betreffender Informationen durch bestimmte große Gruppen und Unternehmen.“, ABI. L 330/1 v. 15.11.2014

Karsten

Karsten Uphoff (Berater – uphoff@ecco.de)

Energieaudits für Nicht-KMU

Das am 15.04.2015 verabschiedete Energiedienstleistungsgesetz verpflichtet alle Nicht-KMU zur Durchführung von Energieaudits nach DIN 16247-1 (Deadline 05.12.). Unternehmen sind nun damit konfrontiert, das kurzfristig erlassene Gesetz umzusetzen, um den angekündigten Strafzahlungen von bis zu 50.000,- Euro zu entgehen. Die gleichzeitig schlechte Verfügbarkeit von zugelassenen Energieauditoren stellt hier ein zentrales Problem dar. Es ist deshalb fraglich, ob und wie die BAFA entsprechende Forderungen geltend macht. Wir bleiben dran und informieren Sie gern!

Meike

Meike Cordts (Beraterin – cordts@ecco.de)

Was ist SharePoint?

Die Funktionen umfassen Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Partnern über Dokument- und Bildbibliotheken, Wiki-Seiten, Listen mit Integrationsmöglichkeiten in Outlook-Aufgaben, -Kalenderfunktionen und -Kontakten

ScreenHunter_24 Feb. 15 13.55SharePoint ist ein von Microsoft konzipiertes Produkt, welches kostenlos bezogen werden kann – es wird in der Basisversion („Foundation“) mit Microsoft Windows Servern mitlizensiert und ist für Unternehmen nicht nur deswegen beliebt, sondern auch weil der Funktionsumfang sowie Bedien- und Anpassbarkeit sehr hoch sind.

Die Funktionen umfassen Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Partnern über Dokument- und Bildbibliotheken, Wiki-Seiten, Listen mit Integrationsmöglichkeiten in Outlook-Aufgaben,  Kalenderfunktionen und -Kontakten:

  • Im Dokumentenmanagement können Funktionen, wie die Bearbeitung und Filterung von und nach Metadaten, dem Ein- und Auschecken sowie dem Veröffentlichen, Genehmigen oder Freigeben von Dokumenten die Arbeit erleichtern. Darüber hinaus stehen Benachrichtigungsfunktionalitäten und die Versionierung von Bibliothekselementen zur Verfügung.
  • SharePoint bietet Portalseiten als Webseiten, die von überall her abrufbar sind. Getrennte Bereiche, sowie Blogs, Diskussionen oder Umfragen sind ohne jegliche Software-Installation möglich.
  • Umfangreiche Suchfunktionen, die über die klassische „google“-Suche hin-ausgehen, filtern den Inhalt nach Metadaten, Freigaberechten, Daten sowie Nutzern an sich.
  • Business-Intelligence-Funktionen, die Unternehmensdaten erfassen und aufbereiten, um sie den entsprechenden Zielgruppen zur Verfügung zu stellen (bspw. Key-Performance-Indikatoren).
  • Individualisierungsfunktionen, wie die Automatisierung von Prozessen, Formulare, Customizing und Schnittstellenanpassung.

Jens

Jens Heinemann (Berater – heinemann@ecco.de)

SharePoint als zentrale Kommunikationsplattform

Organisation und genau hier bietet sich SharePoint als zentrale Kommunikationsplattform an. Warum?

Das Microsoftprodukt ist hervorragend in die alltägliche Office-Landschaft integriert, bietet eine Vielzahl von Schnittstellen, ist mit Windows-Servern kostenlos mitlizensiert und vor allem einfach in der Bedienung. Unternehmensinterne Informationen können zentral bereitgehalten werden und Mitarbeitende sich problemlos auf der betriebssystemunabhängigen Plattform austauschen.

Funktionen, wie Ankündigungen, Unternehmenskalender, Aufgabenlisten, Dokumentenbibliotheken, Wikis oder Team- und Projektseiten helfen bei der Zusammenarbeit. Nützlich sind insbesondere auch die bereitgestellten Versions- und Genehmigungsfunktionen.

Mittlerweile setzen viele Unternehmen auf SharePoint als zentrale Kommunikationsplattform – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen.

Jens

Jens Heinemann (Berater – heinemann@ecco.de)

Moderner Arbeitsschutz – Schutz für die Seele

Sicherer Umgang mit Maschinen und schlagfestes Schutzequipment – das waren Zeiten, als Arbeitsschutz noch rein technisch und überschaubar war und sich an handfesten Maßnahmen orientierte. Der Ursprung ist in der Industrialisierung zu sehen und auch heute noch aktuell. Denn Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet zu analysieren, wo Arbeitnehmer potenziellen Gefahren ausgesetzt sind und müssen entsprechende Gegenmaßnahmen treffen.

Aber: Seit 2014 wird das Arbeitsschutzgesetz durch die Forderung nach der Beurteilung psychischer Belastungen komplettiert. Eine menschenwürdige Gestaltung des Arbeitsumfeldes rückt verstärkt in den Fokus: Dies betrifft Organisation und Struktur sowie den Umgang miteinander. Zudem ist die Grenze zwischen Arbeitsschutz und Gesundheitsförderung nahezu nicht mehr existent, so dass der Erhalt der Gesundheit zu einem der Kernthemen des Arbeitsschutzes wird. Und immer mehr rücken psychisch bedingte Erkrankungen in den Vordergrund. So ist laut AOK Fehlzeiten Report 2013 die Zahl der Fehltage aufgrund psychischer Erkrankungen um 66% in den vergangenen 10 Jahren gestiegen. Moderner Arbeitsschutz lässt sich also nicht delegieren sondern ist elementares Führungsthema! Die Verschiebung der Kernthemen des Arbeitsschutzes äußert sich auch in der Vorgehensweise zur Einführung und Aufrechterhaltung eines Arbeitsschutzmanagements. Der systematische Umgang zur Reduzierung belastender Bedingungen ist Voraussetzung für den Erfolg und für eine gesunde Leistungskultur. Partizipation und Kommunikation rücken in den Vordergrund.

Katrin

Katrin Sulmann (Berater – sulmann@ecco.de)